Spis treści
Czym jest Excel?
Excel to jeden z programów, który ułatwia pracę nie tylko w biurze, ale także w domu. Jest to również zaawansowane narzędzie do analizy dużych ilości danych i zautomatyzowania obliczeń.
Z pewnością przyda się każdemu, kto musi gromadzić i usystematyzować dane, ale też szybko dokonać potrzebnych obliczeń i ich analizy. Poniżej znajdują się podstawowe zagadnienia, które wprowadzą do programu Excel i znacznie ułatwią korzystanie z niego na co dzień.
Jak utworzyć arkusz kalkulacyjny oraz skoroszyt Excel?
Excel należy do pakietu Microsoft Office. Program umożliwiwa tworzenie arkuszy kalkulacyjnych. Oto lista krok po kroku w jaki sposób utworzyć swój pierwszy arkusz:
- należy włączyć program,
- kliknąć pozycję „nowy”,
- wybrać opcję „pusty skoroszyt” – otworzy się wtedy nowy, pusty skoroszyt i pierwszy arkusz kalkulacyjny.
Po uruchomieniu programu i otwarciu nowego skoroszytu pojawią się wiersze oraz kolumny - wiersze oznaczone są cyframi, a kolumny literami. Następnie można wprowadzić dane:
- należy kliknąć w dowolną komórkę, np. A1 - czyli komórkę w pierwszym wierszu i w pierwszej kolumnie,
- w komórkach można wpisać dowolne dane, np. tekstowe lub liczbowe,
- klawiszem „Enter” lub kliknięciem można przejść do następnej komórki,
- w celu utworzenia nowego (pustego) arkusza w tym samym dokumencie - należy kliknąć „+” znajdujący się po lewej stronie na dole aplikacji, zaraz obok nazwy pierwszego arkuszu (domyślnie jest to „Arkusz 1”),
- by zmienić nazwę arkuszy, należy kliknąć w obecną nazwę „Arkusz 1” prawym klawiszem myszki i wybrać opcję „zmień nazwę”,
- w ten sposób można utworzyć wiele arkuszy z różnymi danymi, np. z takimi, które będą określać miesiące lub kwartały.
Oprócz tworzenia arkuszy kalkulacyjnych, program posiada szereg przydatnych funkcji. W dalszej części artykułu znajduje się opis kilku z nich.
Podstawowe funkcje w Excelu
Funkcje w Excelu to kluczowe narzędzie, które umożliwia efektywne przetwarzanie i analizowanie danych. Można za pomocą nich przeprowadzać obliczenia, przetwarzać tekst, analizować i porównywać różne dane, a także wiele innych czynności mających na celu zwiększyć efektywność przetwarzania dużej ilości informacji.
Microsoft Excel oferuje szeroki wachlarz dostępnych funkcji. Do podstawowych i najczęściej wykorzystywanych funkcji należą m.in.:
- SUMA - dodaje wszystkie liczby w wybranym zakresie komórek,
- ŚREDNIA - zwraca średnią arytmetyczną wybranych danych,
- MAX i MIN - wskazują odpowiednio największą i najmniejszą wartość z spośród wskazanych danych,
- JEŻELI - umożliwia porównywanie danych w komórkach na podstawie instrukcji warunkowych.
Funkcja JEŻELI
Funkcja ta zwraca jedną z dwóch wartości (domyślnie prawdę lub fałsz) w zależności od tego, jaki zostanie postawiony warunek logiczny.
Budowa funkcji JEŻELI składa się z 3 części:
- pierwsza - warunek logiczny,
- druga - wartość, która wyświetli się w przypadku spełnienia warunku,
- trzecia - wartość, która wyświetli się w przypadku niespełnienia warunku.
Przykładowy zapis: =JEŻELI(A1 > B1;PRAWDA;FAŁSZ);
Zakładając, że wartość w komórce A1 = 2, a wartość w B1 = 1, powyższy przykład funkcji zwróci nam wartość „PRAWDA”, gdyż został spełniony warunek.
Funkcja ORAZ
Funkcja logiczna przyjmująca wiele argumentów w postaci warunków. Za jej pomocą można sprawdzić, czy zostały spełnione wszystkie postawione warunki. Często jest ona stosowana wraz z użyciem funkcji JEŻELI i zwraca prawdę oraz fałsz w zależności od wyniku.
Przykładowy zapis: =JEŻELI(ORAZ(A1>B1; B1>C1);PRAWDA;FAŁSZ);
W tym przypadku, dzięki zastosowaniu funkcji ORAZ, aby otrzymać wartość „PRAWDA” muszą zostać spełnione wszystkie zawarte warunki (w tym przypadku A1>B1 oraz B1>C1).
Funkcja LUB
Funkcja logiczna przyjmująca wiele argumentów w postaci warunków. Jej zadaniem jest sprawdzić, czy którykolwiek z warunków został spełniony. Podobnie jak funkcja ORAZ zwraca ona prawdę lub fałsz w zależności od wyniku.
Przykładowy zapis: =JEŻELI(LUB(A1>B1;B1>C1);PRAWDA;FAŁSZ);
Funkcja NIE
Funkcja, której zadaniem jest negacja/odwrócenie wskazanego argumentu np. „PRAWDA” lub „FAŁSZ”.
Przykładowy zapis: =NIE(A1>B1);
Zakładając, że A1 ma wartość większą od B1 (np. A1 = 3, B1 = 1) funkcja NIE zwróci wartość przeciwną, czyli fałsz, mimo iż został spełniony podany warunek.
Funkcja SUMA
Funkcja SUMA to jedna z najbardziej podstawowych funkcji programu Excel. Dzięki niej można zsumować wartości w zakresie wybranych komórek. Funkcja ta może używać dowolnej liczby argumentów.
Przykładowy zapis: =SUMA(A1:A20);
Powyższy zapis zsumuje zbiór wartości liczbowych w komórkach od A1 do A20.
Funkcje MAX i MIN
Są to funkcje, które w danym przedziale lub w podanym zbiorze liczb, mają za zadanie znaleźć wartość maksymalną lub minimalną. Oczywiście Funkcja MAX zwraca wartość największą, a funkcja MIN - najmniejszą.
Przykładowy zapis: =MIN(A1:A5); =MAX(A1:A5);
Zakładając, że A1 = 2, A2 = 4, A3 = 0, A4 = -2, A5 = 10 funkcja MIN zwróci wartość najmniejszą, czyli A4 = -5, natomiast MAX zwróci największą, czyli A5 = 10.
Funkcje ŚREDNIA
Funkcja ta zwraca średnią arytmetyczną ze zbioru wartości zawartych w wybranych komórkach.
Przykładowy zapis: =ŚREDNIA(A1:A5);
Zakładając, że A1 = 1, A2 = 2, A3 = 3, A4 = 4, A5 = 5 powyższy zapis zwróci wartość równą 3.
Funkcja MOD
Pojęcie modulo istnieje w matematyce i informatyce. Jest to reszta z dzielenia przez siebie liczb całkowitych. W Excelu, za wykonywanie takich działań odpowiedzialna jest funkcja MOD.
Funkcja ta często wykorzystywana jest w celu sprawdzenia, czy dana wartość jest liczbą parzystą. Składa się ona z dwóch argumentów. Pierwszy z nich to liczba, która ma być podzielona, drugi – to liczba, przez którą dzielona będzie ta pierwsza.
Przykładowy zapis: =MOD(A1;A2);
Zakładając, że A1 = 5, A2 = 2 funkcja MOD zwróci nam resztę o wartości 1.
Funkcja DŁ
Funkcja ta służy do określenia długości. Dzięki niej można poznać np. liczbę znaków w danej komórce.
Przykładowy zapis: =DŁ(A1);
Zakładając, że A1 = „Witaj świecie”, funkcja DŁ zwróci liczbę znaków w ilości 13 (należy pamiętać, iż funkcja ta bierze pod uwagę również wprowadzone spacje).
Funkcja DZIEŃ.TYG
Funkcja ta zwraca dzień tygodnia, który odpowiada podanej dacie. Dzień jest wyrażony tutaj jako cyfra od 1 do 7. Należy pamiętać, że 1 to niedziela, a 7 to sobota.
Można jednak zmienić numerację tak, by to poniedziałek był uwzględniony jako pierwszy dzień w numeracji. Posłuży temu drugi argument, czyli „zwracany typ”. W tym miejscu należy zawsze wstawić cyfrę „2”. Tylko i wyłącznie w takim wypadku nasza funkcja przyjmie „1” jako poniedziałek i „7” jako niedzielę.
Przykładowy zapis: =DZIEŃ.TYG(A2); =DZIEŃ.TYG(A2;2);
Zakładając, że A2 = „05.09.2024”, czyli „Czwartek” pierwszy zapis zwróci cyfrę 5, natomiast drugi zapis zwróci 4.
W jaki sposób stworzyć wykresy?
Oprócz wymienionych funkcji, które z pewnością przydają się w pracy z programem Excel, można w nim tworzyć również różnego rodzaju wykresy na podstawie wprowadzonych uprzednio danych.
Wykresy ułatwiają przyswojenie i przeanalizowanie zgromadzonych w nich informacji oraz wyglądają profesjonalnie, co jest ważne na przykład w prezentacjach.
Jakie wyróżnia się sposoby wyświetlania danych na wykresie?
Możliwość tworzenia wykresów jest bardzo przydatną funkcjonalnością Excela pozwalającą na dokładną prezentację danych. Wśród dostępnych opcji są np.:
- wykresy kolumnowe,
- wykresy słupkowe,
- wykresy liniowe,
- wykresy kołowe,
- wykresy warstwowe.
Każdy rodzaj wykresu można zaprezentować w różnych odsłonach. Dla przykładu - standardowy wykres kołowy można pokazać w 2D, 3D, czy w postaci pierścienia.
Jak stworzyć wykres na podstawie danych z wybranego arkusza?
Aby utworzyć wykres dla wybranego arkusza należy:
- należy wybrać komórki, z których dane chcemy umieścić w wykresie,
- kliknąć „Wstawianie”,
- wykres będzie jedną z opcji do wyboru,
- po kliknięciu jednego z symboli wyświetli się szereg podkategorii,
- dostępne są wykresy w różnych stylach do wyboru.
Dobrze jest dobierać odpowiedni rodzaj wykresu do rodzaju prezentowanych danych, a także do tego, na co chce się skierować uwagę prezentując te dane.
Należy również wystrzegać się prezentowania zbyt dużej ilości danych na wykresie. W przeciwnym razie może to wyglądać po prostu źle.
W jaki sposób tworzyć oraz formatować dane w tabeli?
Dane, które są wprowadzane do komórek, najczęściej są formowane od razu w tabele, które w programie Excel mogą być sortowane, transponowane lub przekształcane na różne sposoby.
Dodatkowo program daje ogromne możliwości formatowania danych, tak aby były prezentowane w sposób jak najbardziej przystępny zarówno dla odbiorcy, jak i dla osób, które tworzą dany arkusz.
Oto instrukcja krok po kroku:
- należy zaznaczyć wybraną komórkę w danych,
- wybrać opcję „narzędzia główne” i następnie „formatuj jako tabelę”,
- zdecydować się na wybrany styl tabeli,
- ustawić zakres komórek w oknie dialogowym – wtedy rozpocznie się tworzenie tabeli,
- następnie należy wybrać oznaczenie, czy tabela ma mieć nagłówki,
- na końcu trzeba kliknąć przycisk „OK”.
Czym jest i na czym polega autouzupełnianie danych?
Jedną z podstawowych funkcjalności programu Microsoft Excel jest możliwość kopiowania formuły/wartości przez przeciąganie uchwytu wypełniania, czyli autouzupełnianie.
Polega ona na automatycznym kopiowaniu zawartości komórki, np. formuły, do innych komórek w kolumnie lub wierszu, przy użyciu specjalnego uchwytu znajdującego się w prawym dolnym rogu zaznaczonej komórki.
- wprowadzenie formuły - najpierw należy wprowadzić formułę do komórki. Może to być na przykład formuła obliczająca sumę, różnicę, średnią lub jakiekolwiek inne obliczenie, które jest potrzebne,
- zaznaczenie komórki - po wprowadzeniu formuły, trzeba zaznaczyć komórkę, w której została ona wpisana. W prawym dolnym rogu zaznaczonej komórki widnieje mały kwadracik – to jest uchwyt wypełniania,
- przeciąganie uchwytu - klikając i przytrzymując uchwyt wypełniania, a następnie przeciągnięcie go w dół lub w prawo (lub w innym kierunku, w którym chce się skopiować formułę) spowoduje skopiowanie formuły do wszystkich zaznaczonych komórek, odpowiednio dostosowując odwołania do komórek.
Jak wygląda i do czego służy blokowanie komórek?
Jednym z największych atutów programu Excel jest możliwość odwoływania się do konkretnych komórek, co znacznie przyśpiesza pracę w arkuszu kalkulacyjnym. Standardowo, po przeciągnięciu formuły, Excel automatycznie dostosowuje odwołania do komórek, zmieniając je zgodnie z nową lokalizacją formuły.
Jeśli jednak chcemy, aby odwołanie po przeciągnięciu formuły pozostało do tej samej komórki, należy skorzystać z blokowania komórek za pomocą klawisza F4.
Skrót F4 wstawia znak dolara ($) przy wskazanej komórce, blokując jej adres w formule. Jest to bardzo pomocne, szczególnie podczas pracy z dużymi arkuszami, gdy chcemy, aby niektóre odwołania pozostały stałe, niezależnie od miejsca, w którym znajduje się formuła.
Jednokrotne naciśnięcie F4 zablokuje zarówno kolumnę, jak i wiersz (np. $A$1). Dwukrotne naciśnięcie zablokuje tylko wiersz (np. A$1), a trzykrotne zablokuje tylko kolumnę (np. $A1).
W niektórych przypadkach, zwłaszcza na laptopach z klawiszem funkcyjnym (Fn), może być konieczne użycie kombinacji klawiszy Fn + F4. Należy przytrzymać klawisz Fn i nacisnąć F4, aby zablokować odwołanie do komórki.
Przykłady:
- formuła =$A$1 - B1 zablokuje adres komórki A1, podczas gdy adres B1 będzie zmieniał się w zależności od miejsca, do którego przeciągniemy formułę,
- formuła =A$1 - B1 zablokuje tylko wiersz 1 w odwołaniu do A1, więc jeśli przeciągniemy formułę w bok, odwołanie do A1 nie zmieni wiersza, ale kolumna ulegnie zmianie,
- formuła =$A1 - B1 zablokuje tylko kolumnę A w odwołaniu do A1, więc jeśli przeciągniemy formułę w dół, odwołanie do A1 nie zmieni kolumny, ale wiersz się zmieni.
Przydatne skróty klawiszowe w Excelu
Skróty klawiszowe potrafią ułatwić pracę w wielu programach, popularne jest korzystanie ze skrótów również podczas pracy w Excelu.
Poniżej przedstawiamy listę przydatnych skrótów klawiszowych, które będą działać w programie Excel:
- Alt + = - skrót uruchamiający włączenie automatycznego sumowania,
- Alt + F4 - skrót powodujący zamknięcie pliku,
- Ctrl + ; - skrót podający aktualną datę,
- Ctrl + 0 - skrót umożliwiający ukrycie wybranej kolumny,
- Ctrl + 5 - skrót powodujący przekreślenie tekstu,
- Ctrl + 9 - skrót do ukrycia wybranego wiersza,
- Ctrl + B - skrót, dzięki któremu następuje pogrubienie tekstu,
- Ctrl + Page Down - skrót powodujący przejście do następnego arkusza,
- Ctrl + Page Up - skrót umożliwiający przejście do poprzedniego arkusza,
- Ctrl + pokrętło myszy - ten skrót spowoduje powiększanie lub pomniejszanie obrazu,
- Ctrl + R - skrót, który umożliwi skopiowanie i wklejenie zawartości komórki z lewej strony do zaznaczonej,
- Ctrl + Shift + : - skrót, który poda aktualną godzinę,
- Ctrl + I - skrót dla wprowadzenia kursywy,
- Ctrl + U - skrót do podkreślenia tekstu,
- Shift + Enter - skrót, który umożliwi przejście do komórki wyżej,
- Shift + F2 - skrót, dzięki któremu będzie możliwa edycja komentarza,
- Shift + strzałki - skrót powodujący zaznaczanie komórek.
Program Excel prezentuje szereg możliwości i funkcji, które można wykorzystać zarówno w pracy, jak i w życiu.
Znajomość programu przyda się podczas poszukiwania pracy biurowej, ponieważ wiele firm gromadzi dane właśnie w Excelu i na jego podstawie tworzy analizy, np. sprzedaży.
Z kolei w życiu prywatnym, Excel sprawdzi się przy planowaniu domowego budżetu, czy kalkulacji kosztów wesela lub zakupu mieszkania na kredyt.
Dlatego też nauka Excel jest niezwykle przydatna w wielu aspektach codziennego życia i może nieść za sobą wiele korzyści.
