Spis treści
Kim jest zarządzający transportem?
Zarządzający transportem to osoba, która w przedsiębiorstwie transportowym rzeczywiście i na bieżąco kontroluje operacje przewozowe. Powinna ona mieć miejsce zamieszkania na obszarze Unii Europejskiej oraz nie być prawomocnie skazana za przestępstwa wymienione w art. 6 rozporządzenia (WE) 1071/2009.
Przestępstwa te obejmują m.in. naruszenia prawa handlowego, przepisów ruchu drogowego, a także regulacji dotyczących wynagrodzeń i warunków zatrudnienia w zawodzie.
Czym się zajmuje osoba zarządzająca transportem?
Zarządzający transportem zajmuje się organizowaniem, planowaniem, nadzorowaniem i optymalizowaniem procesów transportowych w firmie lub organizacji. Jego głównym celem jest zapewnienie sprawnego przepływu towarów lub osób, przy jednoczesnym minimalizowaniu kosztów i zachowaniu zgodności z przepisami prawa. Zarządzający odpowiedzialny jest m.in. za:
- zarządzanie personelem – głównymi zadaniami w tym zakresie jest nadzorowanie pracy kierowców, zakresie planowania ich grafików oraz kontroli przestrzegania norm czasu pracy i odpoczynku,
- zarządzanie flotą pojazdów – kontrola stanu technicznego pojazdów w firmie transportowej, bieżąca kontrola przeglądów, serwisowania bądź napraw,
- zapewnienie zgodności z przepisami - przestrzeganie przepisów dotyczących czasu pracy kierowców, norm związanych z przewozem towarów, w tym materiałów niebezpiecznych, oraz przepisów dotyczących bezpieczeństwa na drogach,
- monitorowanie i analizę wyników – bieżąca analiza danych związanych z przewozami i praca nad ewentualnym planem naprawczym bądź sposobami optymalizacyjnymi,
- zarządzanie dokumentacją transportową – nadzór i prowadzenie dokumentacji transportowej (faktury, licencje, zgodność dokumentów z normami prawnymi).
Decydując się na zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za zarządzanie transportem należy w umowie ściśle określić zadania, za które jest odpowiedzialna. W ramach zawartej umowy, zazwyczaj osoba zatrudniona jaki zarządzający transportem odpowiedzialna jest również za:
- utrzymanie i konserwacje pojazdów,
- sprawdzanie umów i dokumentów przewozowych,
- podstawową księgowość w firmie,
- przydzielanie usług kierowcom i przydzielanie pojazdów do konkretnych ładunków,
- analizowanie procedur związanych z bezpieczeństwem.

W jakich przypadkach wyznacza się zarządzającego transportem?
W każdej firmie transportowej musi być osoba, która posiada Certyfikat Kompetencji Zawodowych. Przedsiębiorca, który nie posiada takiego dokumentu może dokonać tzw. użyczenia CKZ, co w praktyce oznacza, że musi zatrudnić osobę, która go posiada – zarządzającego transportem.
Bardzo istotną kwestią jest fakt, że osoba zatrudniona na tym stanowisku musi wykonywać zadania określone w umowie w sposób ciągły oraz rzeczywisty.
Osoba, która chce zostać zarządzającym transportem musi spełniać poniższe warunki:
- posiadać Certyfikat Kompetencji Zawodowych (CKZ),
- zamieszkiwać teren wspólnoty,
- posiadać dobrą reputację.
Kiedy zarządzający transportem nie jest wymagany w przedsiębiorstwie?
Nie zawsze prowadząc działalność wymaga się posiadania w przedsiębiorstwie osoby zarządzającej transportem. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności oraz skali wykonywanych operacji, występują sytuacje, w których nie jest potrzeby zarządzający.
- transport krajowy rzeczy do 3,5 t DMC - w momencie wykonywania przewozów drogowych rzeczy przy użyciu pojazdów, których dopuszczalna masa całkowita nie przekracza 3,5 tony, nie jest wymagany zarządzający transportem, jak również posiadanie licencji na transport,
- transport na potrzeby własne - w momencie kiedy dane przedsiębiorstwo prowadzi transport drogowy na potrzeby własne, co rozumie się przez przewóz osób bądź rzeczy wyłącznie w ramach swojej działalności bez świadczenia usług innym podmiotom, nie jest wymagane posiadanie osoby zarządzającej,
- przewóz osób pojazdami do 9 miejsc - w momencie dokonywania przewozu osób pojazdami, które posiadają maksymalnie 9 miejsc (łącznie z kierowcą) również nie wymaga się zatrudniania bądź wyznaczania osoby zarządzającej transportem,
- działalność podwykonawcza w ramach umowy z firmą transportową - w przypadku, gdy firma transportowa korzysta z usług podwykonawcy, a podwykonawca realizuje przewozy na zlecenie innej firmy (która posiada zarządzającego transportem), podwykonawca sam nie musi zgłaszać zarządzającego transportem, o ile działa w ramach odpowiednich przepisów i pod kontrolą głównej firmy transportowej,
- wyłączenie związane z rodzajem działalności - w niektórych przypadkach określonych przez przepisy ustawy o transporcie drogowym, działalność transportowa może być zwolniona z obowiązku posiadania zarządzającego transportem, np. przy niektórych rodzajach specjalistycznego transportu, np. pojazdami specjalistycznymi (pojazdy budowlane, wozy strażackie, pojazdy służb publicznych).
Jakie warunki musi spełniać zarządzający transportem?
Osoba zarządzająca transportem powinna spełnić warunki, które określa art. 3 ust. 1 lit. b) i d) rozporządzenia PE I Rady (WE) nr 1071/2009 z dnia 21 października 2009 r. Zarządzający musi posiadać Certyfikat Kompetencji Zawodowych, a jego głównym zadaniem jest ciągłe nadzorowanie procesów ściśle związanych z operacjami transportowymi.
Wybór odpowiedniego zarządzającego jest o tyle istotny, ponieważ skuteczne zarządzanie transportem wpływa na rentowność i efektywność firmy. O wyznaczeniu zarządzającego transportem należy również powiadomić odpowiedni organ.

Jak i gdzie zgłosić zarządzającego transportem?
Zgłoszenie osoby zarządzającej transportem wymaga złożenia odpowiedniej dokumentacji, m.in.:
- potwierdzenie posiadania Certyfikatu Kompetencji Zawodowej (oryginał bądź poświadczona kopia),
- oświadczenie o niekaralności zarządzającego transportem,
- dokument potwierdzający zatrudnienie bądź współpracę zarządzającego transportem z firmą (np. umowa o pracę/zlecenie).
W momencie, w którym potencjalna osoba zarządzająca spełnia wszystkie powyższe wymagania, można dokonać jej zgłoszenia jako osoby zarządzającej transportem.
Otwierając firmę transportową i starając się o uzyskanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika należy złożyć stosowne dokumenty, w tym zgłosić dokumenty osoby, która będzie odpowiadała za zarządzanie transportem. Dokumenty składa się w Starostwie Powiatowym. W przypadku starania się o wydanie licencji wspólnotowej, stosowną dokumentacje składa się w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego (GITD).
Zmiana zarządzającego transportem
W momencie zerwania umowy z obecnym zarządzającym transportem i podjęcie współpracy z nową osobą na tym stanowisku, należy bezzwłocznie zawiadomić odpowiednie organy – Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD).
Zgłoszenie tego faktu w GITD wymagane jest ze względu na dopełnienie formalności (zmianę danych) w otrzymanym zezwoleniu na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego lub licencji wspólnotowej. Istnieją trzy możliwości zgłoszenia zmian:
- elektronicznie,
- listownie,
- osobiście stawiając się w urzędzie.
W momencie poinformowania urzędu o zmianie osoby zarządzającej należy pamiętać aby złożyć pełną dokumentację, na którą składają się:
- wypełniony wniosek o zmianę osoby zarządzającej transportem,
- oświadczenie osoby zarządzającej transportem,
- zaświadczenie o niekaralności,
- dokument potwierdzający posiadanie Certyfikatu Kompetencji Zawodowych (CKZ),
- oświadczenie potwierdzające niekaralność przedsiębiorcy i osób uprawnionych do reprezentacji oraz prowadzenia firmy transportowej i zarządzania transportem.