Spis treści
Do czego służy tachograf cyfrowy?
Tachografy cyfrowe to urządzenia służące do rejestracji aktywności kierowców zawodowych. Tachografy są obowiązkowe i dokonują zapisów automatycznie. Urządzenia zamontowane są w pojeździe co pozwala zacząć śledzenie czynności kierowcy, gdy tylko pojazd znajdzie się w ruchu.
Dzięki tachografom, które zapisują najistotniejsze dane dotyczące kierowcy i jego czasu jazdy możliwe jest zachowanie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Tachografy cyfrowe mogą również komunikować się z innymi urządzeniami i systemami, takimi jak GPS, kamery samochodowe i oprogramowanie do zarządzania flotą.
Kiedy wprowadzono tachografy?
Tachografy analogowe były instalowane od lat 50. XX wieku w branży transportowej i z biegiem czasu zostały zastąpione przez tachografy cyfrowe, które oferują szereg usprawnień, takich jak dokładniejsze rejestrowanie danych i łatwiejsza kontrola.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każdy pojazd w Unii Europejskiej, niezależnie od daty produkcji, musi być wyposażony w tachograf cyfrowy, jednak przepis ten dotyczy tylko określonych przypadków, takich jak samochody ciężarowe transportujące towary ponad określoną wagę lub pojazdy podróżujące na dużych odległościach.
Dla kogo tachograf jest obowiązkowy?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami każdy pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony musi posiadać zamontowany tachograf. Obowiązkowi posiadania tachografu podlegają również pojazdy służące do przewozu powyżej 9 osób.
Zgodnie z planowanymi zmianami związanymi z pakietem mobilności w lipcu 2026 obowiązek stosowania urządzenia cyfrowego będą mieli również kierowcy wykonujący przewozy międzynarodowe pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej od 2,5 ton. Przepis ten będzie równoznaczny z koniecznością przestrzegania przez takich pracowników przepisów rozporządzenia 561/2006 i rozporządzenia 165/2014.
Wyjątkiem, jeśli chodzi o użytkowanie tachografu cyfrowego są rolnicy, nie muszą oni posiadać tachografu w ciągnikach rolniczych oraz ciągnikach leśnych jeżeli transportują rzeczy w promieniu nie większym niż 100 km od stałego miejsca parkowania pojazdu.
Ten sam przepis dotyczy również pojazdów, które służą do transportowania zwierząt, pojazdach należących do przedsiębiorstw leśnych, ogrodniczych i rybackich. Wszelkie dostępne wyłączenia określono w art. 3 oraz 13 rozporządzenia 561/2006.

Jak działa i co rejestruje tachograf cyfrowy?
Wprowadzenie i użytkowanie tachografów ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa wszystkim uczestnikom ruchu. Dzięki temu urządzeniu można stwierdzić, czy kierowcy są gotowi do pracy.
Tachograf informuje nas przede wszystkim o czasie jazdy kierowców i jego odpoczynku. Wszystkie dane zarejestrowane są na karcie identyfikacyjnej kierowcy oraz pamięci wewnętrznej. Urządzenie informuje o wszystkich danych dotyczących kierowcy, jak i również pojazdu. Za dokumentowanie danych w tachografie odpowiadają:
- czujnik ruchu,
- karta do tachografu,
- jednostka pojazdowa.
Dane gromadzone przez tachograf zawierają wszystkie aktywności, które zostały wykonane przez kierowcę oraz pojazd.
Każdego kierowcę można skontrolować poprzez wydruk z tachografu. Obowiązkowo należy pobierać dane dla każdego z kierowców co 28 dni oraz dla każdego z pojazdów co 90 dni. Jedynymi wyjątkami, które odbiegają od reguły są: kontrola ITD oraz uszkodzenie tachografu.
Dane należy przechowywać przez okres 12 miesięcy w miejscach, które uniemożliwią dostęp osobą nieupoważnionym oraz będą chronić je przed zniszczeniem bądź uszkodzeniem.
Kiedy wykonać kalibrację tachografu?
Należy pamiętać, aby po zakupie pojazdu nowego bądź używanego, w terminie do 14 dni od wydania dowodu rejestracyjnego, przed wykonaniem pierwszego transportu należy przeprowadzić kalibrację tachografu.
Kalibrację należy wykonywać regularnie co 2 lata. Ma ona na celu zaktualizowanie danych, które są niezbędne do prawidłowego użytkowania tachografu.
Czym jest karta przedsiębiorstwa?
Posiadanie karty przedsiębiorstwa wymagają przepisy obowiązującego prawa. Kartę wydaje PWPW (Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych).
Posiadanie karty pozwala na zablokowanie tachografu „na siebie”. Blokowanie polega na włożeniu karty do czytnika tachografu, pozwala to na odczyt danych zarówno z tachografu, jak i również karty kierowcy włożonej do tachografu. Można posiadać kilka kart przedsiębiorstwa.
W celu wydania nowej karty należy złożyć odpowiednie dokumenty maksymalnie na 60 dni przed datą, na jaką została wydana.

Jak wyglądają szkolenia kierowców w zakresie obsługi tachografu?
Każdy pracownik przed rozpoczęciem pracy z tachografem cyfrowym powinien posiadać odpowiednie kwalifikacje. Jeżeli pracownik nie posiada wiedzy w zakresie obsługi tachografu cyfrowego oraz obowiązujących przepisów, należy zapewnić mu odpowiednie przeszkolenie.
Odbycie kursu z obsługi tachografu i przeszkolenie z obowiązujących przepisów pozwoli na zredukowanie ilości nakładanych kar.
Jak wygląda pobieranie danych z tachografu i karty kierowcy?
Dane z karty kierowcy należy pobierać najpóźniej co 28 dni, natomiast dane dotyczące pojazdu należy pobierać przynajmniej raz w ciągu 90 dni.
Dane z karty kierowcy należy pobierać:
- przed końcem stosunku pracy kierowcy,
- przed terminem, w którym nastąpi rozwiązanie umowy, na podstawie której świadczone były przewozy na rzecz podmiotu wykonującego przewozy drogowe,
- utrata ważności karty kierowcy – należy wtedy pobrać dane od chwili ostatniego wydruku, do dnia, w którym nastąpiło wygaśnięcie ważności karty,
- w terminie wyznaczonym przez organy administracji publicznej lub uprawnione do tego żądania podmioty.
Dane z pojazdu powinno się zebrać:
- przed przekazaniem pojazdu innemu przedsiębiorstwu bądź osobie. Przekazanie może dotyczyć sprzedaży lub wynajęcia,
- w momencie uszkodzenia bądź awarii tachografu (gdy uszkodzenie/awaria pozwala dokonać wydruku),
- w przypadku wycofania pojazdu wyposażonego w tachograf cyfrowy z użytkowania,
- w terminie wyznaczonym przez organy administracji publicznej lub uprawnione do tego żądania podmioty.
Czym jest papier do drukarki tachografu?
Obowiązujące prawo nakazuje, aby w pojeździe zapewniono odpowiednią ilość papieru termicznego, który służy do wydruków z tachografu. Dodatkowo należy zapasowo posiadać co najmniej jedną rolkę papieru w pojeździe. Przepis pozwala na zapewnieniu możliwości wydruku w dowolnym momencie.
Papier używany w tachografach cyfrowych jest papierem termicznym, zaleca się aby przechowywać go w obszarach, które nie są narażone na źródła ciepła.

Jak długo należy przechowywać dokumenty z tachografu?
Wszystkie niezbędne dokumenty, które powstają z wydruku oraz pobranych danych należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Prawidłowe i bezpieczne przechowywanie danych następuje, gdy zgodnie z art. 26 ust. 3 i 4 rozporządzenia 561/2006 dokumenty przechowywane są w czytelnej formie w porządku chronologicznym co najmniej rok od ich użycia.
W przypadku ustawy o czasie kierowców należy przechowywać je przez okres 2 lat. Kierowcy mogą złożyć odpowiedni wniosek, aby uzyskać kopie wydruków. Dane udostępniane są również wszystkim upoważnionym funkcjonariuszom służb kontrolnych.
Jak przebiega kontrola i analiza czasu pracy kierowców?
Posiadając pojazdy, które wyposażone są w tachografy cyfrowe, przedsiębiorca powinien posiadać odpowiednie oprogramowanie, bądź dostęp do odpowiedniego oprogramowania służącego do zapisu i monitorowania godzin pracy kierowców.
Pobrane dane z tachografu cyfrowego mogą zostać przechowywane w formie plików, bądź na innych nośnikach (pendrive, płyty CD).
Istotne jest to, aby przechowywać je w miejscach, które ochronią je przed osobami nieupoważnionymi. Firma, która posiada wiele oddziałów zobowiązana jest do przechowywania danych w siedzibie głównej.
Kontrola czasu pracy kierowców jest istotna ze względu na wysokość kar jakie mogą zostać nałożone na przedsiębiorstwo.
Wynikają one z nieprzestrzegania przepisów socjalnych lub najczęściej złe sporządzanie dokumentacji – wydruki z tachografu oraz pobieranie danych. Maksymalna wysokość kary, która może zostać nałożona na przedsiębiorstwo w wyniku kontroli to 30 000 złotych.
Poza karą pieniężną przedsiębiorstwo może otrzymać karę administracyjną, która w najgorszym przypadku skutkuje odebraniem licencji, sankcjami na podstawie przepisów ogólnych lub nawet karą pozbawienia wolności.
Kiedy wydawane jest zaświadczenie o działalności?
Przedsiębiorca powinien wystawić kierowcy zaświadczenie o działalności przed jego wyjazdem. Zaświadczenie jest dokumentem potwierdzającym wykonywanie innych czynności niż objęte zakresem Umowy AERT lub Rozporządzenia 561.
Wydawać zaświadczenie mogą przedsiębiorcy spełniając określone warunki. Poprawnie wystawione zaświadczenie powinno cechować się następującymi elementami:
- określony wzór,
- wypełnione na komputerze,
- muszą zostać zawarte w nim wszystkie wymagane dane,
- musi zawierać określony powód,
- podpisane przez kierowcę oraz wydającego,
- wydane kierowcy przed wyjazdem.