Szkolenie dokumentacja pracownicza 2025

Kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie:

• jakich danych można wymagać podczas procesu zatrudnienia od kandydatów,
• RODO, a ubieganie się o zatrudnienie – przetwarzanie danych osobowych, obowiązek poinformowania o przetwarzaniu danych i zasadach.

CV kandydatów do podjęcia pracy – omówienie problematyki.

Szczegółowe omówienie części A akt osobowych – dotyczących nawiązania stosunku pracy.

Informacje o danych i ich przetwarzaniu.

Czy podczas zatrudnienia można honorować „stare” badania lekarskie?

Wstępne badania lekarskie – skierowanie przyszłego pracownika.

Dokumenty wymagane od pracownika:

• świadectwa szkolne,
• świadectwa pracy,
• dokumenty potwierdzające posiadane kwalifikacje.

Omówienie części B akt osobowych – dotyczących trwającego stosunku pracy.

Klauzula informacyjna wynikająca z obowiązku informacyjnego (RODO).

Informacja o warunkach zatrudnienia:

• treść informacji,
• ewentualne zmiany w informacji o warunkach zatrudnienia,
• terminy związane z informacją o warunkach zatrudnienia.

RODO – omówienie najnowszych zmian, które mają wpływ na rekrutację oraz zatrudnianie pracowników:

• informacje przetwarzane wyłącznie za zgodą pracownika,
• dane ubezpieczeniowe i podatkowo-płacowe – oświadczenie,
• osoba zawiadamiająca o wypadku – przetwarzanie danych tej osoby,
• umowa o zastępstwo – dane na umowie osoby, której dotyczy zastępstwo – wzór umowy.

Omówienie dokumentacji dotyczącej części A i B akt osobowych – w zakresie przepisów i wykorzystywania RODO:

• przechowywanie dokumentacji dotyczących pracowników, którzy podlegają dwóm okresom przechowywania,
• miejsce, w którym należy przechowywać dokumenty podatkowe i deklaracje ZUS.

Dane zawarte w listach referencyjnych, zdjęcia kandydatów oraz pracowników.

Omówienie jakich pytań nie należy zadawać podczas trwania procesu rekrutacji.

Zaświadczenia o niekaralności – dopuszczalność ich pobierania.

Praca zdalna – dodatkowe dokumenty tworzone w związku z pracą „w domu”.

Gromadzenie dokumentacji i danych w związku z pobieraniem przez zatrudnionego dodatku solidarnościowego oraz w celu ustalenia kwoty wolnej od potrąceń (w przypadku potrąceń komorniczych).

Umowa o pracę/zlecenie/dzieło, wszystkie dokumenty potwierdzające jakąkolwiek zmianę warunków zatrudnienia.

Dokumenty, które zostały uzyskane w ramach podnoszenia kompetencji/kwalifikacji przez pracowników.

Dokumenty potwierdzające powierzenie mienia pracownikom, które podlegają do zwrotu bądź rozliczenia.

Dokumenty związane z rodzicielstwem pracowników.

Dokumentacja związana z nagrodami bądź karami porządkowymi.

Dokumentacja dotycząca usprawiedliwienia nieobecności w pracy zatrudnionego w określonym dniu lub dokumenty, które będą stanowiły podstawę do zwolnienia z pracy w danym dniu.

Szczegółowe omówienie dokumentacji dotyczącej części C akt osobowych związanych z ustaniem zatrudnienia pracownika.

Świadectwo pracy – dane, które może zawierać dokument, termin otrzymania dokumentu przez pracownika.

Kopiowanie świadectwa pracy – obowiązujące wytyczne oraz zasady, w związku z kopiowaniem dokumentacji.

Informacja o okresie oraz zasadach odbioru przechowywanej dokumentacji – kiedy należy przekazać taką informację? Kiedy nie musimy tego robić?

Zakaz konkurencji – umowa po ustaniu stosunku pracy.

Zajęcie wynagrodzenia za pracę – potwierdzenie w przypadku prowadzenia postępowania egzekucyjnego.

Szczegółowe omówienie dokumentacji związanej z częścią D akt osobowych pracownika.

• zasady i dokumentacja związana z nałożeniem na pracownika kary porządkowej,
• rankingi pracowników – czy dopuszczalne jest ich tworzenie.