Spis treści
Czym jest zaświadczenie na przewóz na potrzeby własne?
Zaświadczenie na przewozy drogowe na potrzeby własne - dokument wymagany w przypadku gdy przedsiębiorca oprócz prowadzenia głównej działalności gospodarczej wykonuje również przewozy drogowe jako działalność pomocniczą i nie świadczy jednocześnie płatnych usług transportowych, dla innych podmiotów gospodarczych.
Kto musi posiadać zaświadczenie na przewóz własny?
Wykonywanie niezarobkowego transportu drogowego na potrzeby własne wiąże się z koniecznością posiadania zaświadczenia. Dokument ten jest potrzebny za każdym razem, gdy nieodpłatny przewóz osób, rzeczy lub przejazd bez ładunku:
- realizowany jest przez przedsiębiorcę uzupełniająco w stosunku do jego głównej działalności gospodarczej,
- odbywa się pojazdem przekraczającym 3,5 tony,
- wykonywany jest samochodem przeznaczonym do przewozu więcej niż 9 osób (łącznie z kierowcą).
Zaświadczenie potwierdzające zgłoszenie przez przedsiębiorcę prowadzenia przewozów drogowych, jako działalności pomocniczej, jest obowiązkowe i nie ma znaczenia częstotliwość wykonywanych przewozów, należy okazać zaświadczenie do kontroli nawet w przypadku wykonywania przewozów sporadycznie.

Kto nie musi posiadać zaświadczenia na transport na przewozy własne?
Nie jest konieczne składanie wniosku o zaświadczenie w przypadku gdy transport jest realizowany:
- w ramach powszechnych usług pocztowych,
- przez przedsiębiorców posiadających uprawnienia do realizowania transportu drogowego (licencja transportowa),
- przez osobę będącą rolnikiem,
- pojazdem służącym do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą (niezarobkowy przewóz osób),
- pojazdem lub zespołem pojazdów nieprzekraczającym DMC 3,5 tony (niezarobkowy przewóz rzeczy).
Jakie warunki muszą być spełnione, aby zakwalifikować przewóz jako przewóz własny?
Wykonywanie niezarobkowego przewozu drogowego przez przedsiębiorcę, którego firma nie jest działalnością transportową, może się odbyć tylko wtedy, gdy spełnione zostaną następujące warunki:
- każdy pojazd używany do przewozu jest prowadzony przez przedsiębiorcę osobiście albo przez osobę będącą członkiem najbliższej rodziny, pozostającą z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym lub wykonywany przez kierowcę zatrudnionego na podstawie umowy o pracę,
- przedsiębiorca posiada tytuł prawny do dysponowania wykorzystywanym pojazdem (prawo własności, umowa najmu, użytkowania, użyczenia, leasing). Porozumienie może mieć formę pisemną bądź ustną i nie jest istotne czy umowa ma charakter odpłatny, czy nieodpłatny,
- w przypadku przejazdu z ładunkiem, rzeczy przewożone muszą należeć do przedsiębiorcy lub zostać przez niego sprzedane, kupione, wynajęte, wydzierżawione, wyprodukowane, wydobyte, przetworzone lub naprawione,
- przeznaczeniem przejazdu jest przewóz, na potrzeby własne, osób i rzeczy z lub do przedsiębiorstwa, a także przewóz pracowników oraz ich rodzin,
- przejazd ten nie jest wykonywany w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie usług turystycznych.
Jakich przewozów nie dotyczy zaświadczenie na transport na własne potrzeby?
Obowiązek posiadania zaświadczenia na przewóz osób lub rzeczy nie dotyczy transportów drogowych, które wykonywane są pojazdami samochodowymi lub zespołami pojazdów w ramach:
- powszechnych usług pocztowych,
- usług polegających na transporcie odpadów komunalnych lub nieczystości ciekłych,
- przejazdów zespołów ratownictwa medycznego,
- świadczenia transportu sanitarnego,
- usuwania skutków awarii lub wypadków pojazdami pomocy drogowej,
- przejazdów przez podmioty niebędące przedsiębiorcami,
- przejazdów przez przedsiębiorców posiadających uprawnienia do wykonywania transportu drogowego,
- przejazdów w przypadku działalności wytwórczej w rolnictwie dotyczącej upraw rolnych oraz chowu i hodowli zwierząt, ogrodnictwa, warzywnictwa, leśnictwa i rybactwa śródlądowego (obowiązek uzyskania zaświadczenia nie dotyczy rolnika).
Istnieje możliwość zwolnienia z obowiązku uzyskania zezwolenia w formie decyzji administracyjnej, wydanej przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego.
Przedsiębiorca przeprowadzający transport drogowy może skorzystać z takiego zwolnienia podczas wykonywania przez niego przewozów:
- w ramach pomocy humanitarnej i medycznej,
- w przypadku klęski żywiołowej,
- w przypadku gdy umowy międzynarodowe, którymi Rzeczpospolita Polska jest związana, tak stanowią.

Czym są przewozy niezarobkowe na potrzeby własne?
Zgodnie z treścią ustawy o transporcie drogowym niezarobkowy przewóz drogowy jest pojęciem tożsamym z przewozem na potrzeby własne.
Pojęciem takim określa się każdy przejazd pojazdu przeznaczonego do nieodpłatnego krajowego i międzynarodowego przewozu drogowego osób lub rzeczy, po drogach publicznych z pasażerami lub bez pasażerów, z ładunkiem lub bez niego, wykonywany przez przedsiębiorcę pomocniczo w stosunku do jego podstawowej działalności gospodarczej.
Aby przewóz został zakwalifikowany jako transport na własne potrzeby, musi spełniać wszystkie konieczne wymogi dla tego rodzaju transportu. Warunki te dotyczą używanych do w celu przewozów pojazdów samochodowych, przewożonych rzeczy oraz kierowców prowadzących pojazdy w czasie wykonywania przejazdu.
Czym są przewozy niehandlowe w celach prywatnych?
Aby przewóz drogowy został zakwalifikowany jako prywatny niehandlowy, powinien być dokonywany na własny rachunek przez osobę fizyczną i być przewozem osób lub rzeczy z przedsiębiorstwa innym niż przewóz zarobkowy lub na potrzeby własne.
Przejazd ten może się odbywać tylko w godzinach czasu wolnego i nie może mieć, nawet pośredniego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, zawodową lub handlową.
Transport w celach prywatnych nie może być wykonywany w celu osiągnięcia bezpośredniego lub pośredniego dochodu i nie może się wiązać z zapłatą wynagrodzenia dla kierowcy pojazdu, ani nikogo innego.
Prywatny transport nie może być wykonywany w ramach działalności pomocniczej w stosunku do podstawowej działalności gospodarczej, tak jak ma to miejsce w przypadku przewozu na potrzeby własne.
Jakie rzeczy można przewozić w ramach przewozu własnego?
Niezwykle istotnym warunkiem zakwalifikowania przewozu jako przewóz na potrzeby własne jest spełnienie wymagań związanych z transportowanym ładunkiem.
Ładunek musi być mieniem przedsiębiorcy i być przewożony na jego własne potrzeby, a wszystkie przewożone materiały powinny służyć jedynie firmie przedsiębiorcy i powinny być niezbędne do jej funkcjonowania.
Materiały nie mogą stanowić obiektu dalszych transakcji handlowych, czy też obrotu w procesie prowadzonej przez przedsiębiorstwo działalności. Przedsiębiorca nie może za taki przewóz wystawiać faktury, ani pobierać wynagrodzenia. Transport musi się odbywać w całości na koszt przedsiębiorcy.
Z przejazdem na potrzeby własne mamy do czynienia w sytuacji, gdy:
- rzeczy przewożone zostały przez przedsiębiorcę przetworzone, czy też wyprodukowane lub w inny sposób mają realny związek z przedsiębiorcą,
- rzeczy po przetworzeniu (wytworzeniu) przez producenta są przewożone do ostatecznego odbiorcy,
- rzeczy (surowiec, materiał, półprodukt) są przewożone w celu ich przetworzenia (produkcji) przez firmę, która ma tego dopiero dokonać w ramach prowadzonej działalności gospodarczej,
- towar przewożony służy wyłącznie temu przedsiębiorstwu,
- towar przewożony jest niezbędny do funkcjonowania przedsiębiorstwa (np.: odzież robocza, jedzenie, środki czystości, maszyny produkcyjne, narzędzia, części zamienne i inne rzeczy niezbędne do wykonywania wykonywanej podstawowej działalności gospodarczej),
- odbywa się przewóz pracowników i rodzin pracowników,
- przewożone zostają kupione lub wynajęte rzeczy,
- transportowane rzeczy nie stanowią przedmiotu dalszych transakcji handlowych czy też obrotu w procesie prowadzonej przez to przedsiębiorstwo działalności,
- przedsiębiorca posiadający uprawnienie do wykonywania przewozów na potrzeby własne, nie przewozi rzeczy za wynagrodzeniem i nie wystawia za przejazd faktury,
- z dokumentów przewozowych jednoznacznie wynika, że właścicielem przewożonych rzeczy lub np. producentem jest przedsiębiorca wykonujący przewóz na potrzeby własne.
Jak uzyskać zaświadczenie na przewozy drogowe?
Wydanie zaświadczenie na przewozy drogowe odbywa się poprzez złożenie wniosku do odpowiedniego ze względu na siedzibę firmy starostwa lub urzędu miasta na prawach powiatu. Do wniosku należy również dołączyć następujące dokumenty:
- wykaz pojazdów samochodowych,
- oświadczenie o zamiarze zatrudnienia kierowców,
- potwierdzenie wniesienia opłaty,
- pełnomocnictwo i dowód wniesienia opłaty za pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy).
Sam wniosek wraz z załącznikami można złożyć w formie pisemnej listownie, bądź osobiście w urzędzie lub też elektronicznie za pomocą skrzynki ePUAP.
Na sprawdzenie dokumentów oraz wydanie zaświadczenia urząd ma czas wynoszący nie dłużej niż miesiąc. Warto jednak zaznaczyć, że termin ten może ulec wydłużeniu o kolejny miesiąc, jednak jedynie w przypadku powiadomienia o tym fakcie przedsiębiorcy.
Wydany dokument zaświadczenia ważny jest bezterminowo i zawiera:
- dane osobowe przedsiębiorcy albo nazwę firmy,
- miejsce zamieszkania, siedzibę firmy i adres przedsiębiorcy,
- numer w KRS lub NIP,
- typ i ilość pojazdów samochodowych,
- zakres i rodzaj wykonywanych przewozów drogowych na potrzeby własne,
- nazwa organu (ITD, starostwo powiatowe lub urząd miasta), który wydał zaświadczenie.
Urząd ma obowiązek również w przypadku stwierdzenia braków formalnych we wniosku do wezwania przedsiębiorcy do poprawienia przedstawionych błędów. W przypadku nie poprawienia błędów we wskazanym przez urząd terminie wynoszącym zazwyczaj 7 dni od dnia złożenia, dokument ulega odrzuceniu.
Oczywiście od decyzji dotyczącej wydania zaświadczenia na przewozy własne można się również odwołać w ciągu 14 dni licząc od dnia otrzymania decyzji. Odwołanie należy złożyć do samorządowego kolegium odwoławczego poprzez organ, który wydał decyzję.
Ile kosztuje wydanie zaświadczenia?
Jednym z dokumentów które należy załączyć do wniosku o wydanie zaświadczenia jest dowód wniesienia opłaty:
- 500 zł – za wydanie zaświadczenia,
- 100 zł – za wydanie wypisu z zaświadczenia, dla każdego zgłoszonego we wniosku pojazdu,
- 17 zł – za pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy).