Spis treści
Jakie zadania ma Państwowa Inspekcja Pracy?
Państwowa Inspekcja Pracy zajmuje się kontrolą przestrzegania przepisów prawa pracy. W szczególności dotyczy to zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej w zakresie określonym w ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy.
Państwowa Inspekcja Pracy w dowolnym momencie ma prawo do przeprowadzenia kontroli, sprawdzającej działalność gospodarczą przedsiębiorców, na rzecz których pracę wykonują osoby fizyczne. Wprawdzie kontrola nie musi być zapowiedziana, jednak aby się odbyła, konieczne jest jakieś uzasadnienie, którym jest najczęściej skarga pracownika.
Czynności związane z kontrolą można prowadzić przez okres od 4 do 8 tygodni w danym roku kalendarzowym. Co ważne pracodawca nie może odmówić przeprowadzenia kontroli inspektora pracy, ale w ciągu 3 dni roboczych od rozpoczęcia czynności możne wnieść sprzeciw.
W ciągu kolejnych 3 dni trwa rozpoznanie sprzeciwu, a decyzją może być kontynuowanie lub odstąpienie od kontroli. Standardowymi obszarami kontroli są m.in.:
- naliczenia wysokości wypłacanych pracownikom świadczeń (a także potwierdzenie ich wypłat),
- kontrola odprowadzania wymaganych składek ZUS,
- sprawdzenie prowadzonej ewidencji rozliczania czasu pracy pracowników,
- poprawność rozwiązania stosunku pracy,
- naliczenie należnych zwrotów kosztów podróży służbowych (wraz z potwierdzeniem ich wypłat).
Podczas kontroli do obowiązków pracodawcy należy udostępnienie inspektorowi pracy pomieszczeń, dokumentów kadrowych i płacowych oraz pozwolenie na przesłuchanie pracowników. Za niedopuszczenie inspektora do przeprowadzenia czynności kontrolnych pracodawcy grozi kara nawet do 3 lat pozbawienia wolności.
Obecnie kontrola może być przeprowadzana stacjonarnie, zdalnie lub hybrydowo. Zmiany zostały wprowadzone w połowie 2020 r. Zostało to uregulowane ustawą z dnia 19 czerwca 2020 r. (ustawa o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 i o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19).
W przypadku kontroli zdalnej, czynności prowadzone są za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub operatora pocztowego. Kontrola hybrydowa częściowo prowadzona jest w sposób bezpośredni.
Przedsiębiorca nie musi wyrazić zgody na taką formę – wtedy kontrola odbywa się w sposób standardowy, najczęściej w siedzibie firmy lub w innym, wyznaczonym miejscu.
Inspektor pracy ma obowiązek wylegitymować się i przedstawić upoważnienie do kontroli jeszcze przed rozpoczęciem działań. Jeżeli nie dopełni tego wymogu, kontrolowany może odmówić zgody na podjęcie przez niego czynności kontrolnych.
Upoważnienie do kontroli to dokument, który powinien zawierać takie informacje jak zakres kontroli, jej przewidywany czas, a także miejsce wykonania czynności. Dodatkowo powinny być w nim zawarte prawa i obowiązki, którym podlega przedsiębiorca podczas wizyty inspektora.
Kto podlega kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?
Kontroli PIP podlegają wszyscy pracodawcy i niebędący pracodawcami przedsiębiorcy, na rzecz których wykonywana jest praca przez osoby fizyczne. Nie ma tu znaczenia forma zatrudnienia.
Kontrola może być przeprowadzona niezależnie od tego, czy pracownicy zatrudnieni są na umowę o pracę, umowę zlecenie czy o dzieło. Podlegają jej również osoby prowadzące własną działalność gospodarczą.
Kontrolowane mogą być podmioty świadczące usługi związane z pośrednictwem pracy, pracą tymczasową, doradztwem zawodowym czy doradztwem personalnym. Również przedsiębiorcy, którzy oddelegowują pracowników na terytorium Polski podlegają inspekcjom PIP.

Uprawnienia inspektora pracy podczas kontroli PIP
Inspektorzy mogą prowadzić działania w siedzibie firmy, ale też w innych miejscach, w których wykonywane są związane z nią zadania lub przechowywane dokumenty finansowe i kadrowe.
Inspektor pracy ma prawo swobodnie wejść na teren zakładu pracy i do poszczególnych pomieszczeń, w których może przeprowadzać oględziny. Nie ma obowiązku pokazywania przepustki ani przechodzenia rewizji osobistej. Może za to sprawdzać tożsamość osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego.
Na żądanie inspektora pracodawca zobowiązany jest udostępnić dokumentację firmy, np. regulaminy, akta osobowe, dokumenty związane z budową lub przebudową, czy dotyczące delegowania pracowników.
W trakcie kontroli PIP, inspektor może korzystać z pomocy biegłych i specjalistów oraz akredytowanych laboratoriów. Kontroler otrzymuje również prawo do przesłuchania zatrudnionych, byłych zatrudnionych lub zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy i uzyskania ich zeznań w formie ustnej i pisemnej.
Inspektorzy uprawnieni są również do sprawdzenia legalności zatrudnienia pracowników oraz do kontroli ich czasu pracy. W przypadku firm transportowych kontrola ta obejmuje czas prowadzenia pojazdów, a także czy przestrzegane są wymagane przerwy oraz dobowy i tygodniowy odpoczynek wynikający z ustawy o czasie pracy kierowców.
Oprócz czasu prowadzenia pojazdów i koniecznych przerw, kontroluje się też nieobecności w pracy, wynagrodzenie, aktualne badania lekarskie i psychologiczne kierowców oraz dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe.
Jak przebiega kontrola inspektora PIP w zakresie BHP?
Podczas audytu inspektora Państwowej Inspekcji Pracy zainteresuje również stan techniczny i sprawność oraz wyposażenie wykorzystywanych maszyn i urządzeń w niezbędne osłony, zabezpieczające przed zagrożeniami mechanicznymi.
Istotnym elementem jest zapewnienie pracownikom ochrony osobistej, do której w niektórych branżach zalicza się odpowiednia odzież i obuwie robocze. Ważne jest też dostateczne oświetlenie na stanowisku pracy.
Kolejna rzeczą, na którą zwraca uwagę inspektor, jest zabezpieczenie i oznakowanie niebezpiecznych miejsc, wytyczenie bezpiecznych dróg komunikacyjnych, a także stan techniczny posadzek i schodów.
PIP kontroluje też występowanie uciążliwych i szkodliwych dla zdrowia czynników, takich jak hałas, wibracje, zapylenie itp. oraz odpowiednie zabezpieczenia przed nimi.
Inspektor sprawdza dokumentację ze szkoleń BHP i rejestr wypadków przy pracy. Weryfikuje również czy pracownicy zostali dopuszczeni do pracy po przeprowadzeniu wstępnych badań lekarskich.
Jak wygląda zakończenie audytu i sporządzenie protokołu kontroli PIP?
Po zakończeniu audytu zostaje sporządzona notatka urzędowa. Zawiera ona opis stanu faktycznego, zastanego podczas kontroli. Jeśli inspektor stwierdzi, że doszło do naruszenia prawa pracy, przygotowuje protokół, w którym szczegółowo opisuje wszelkie nieprawidłowości.
Kontrolowany pracodawca, przed złożeniem swojego podpisu, ma prawo wnieść zastrzeżenia co do treści protokołu, w czasie 7 dni od momentu przedstawienia mu dokumentu. Jeśli inspektor po przeanalizowaniu zastrzeżeń uzna je za zasadne, wprowadza zmiany do protokołu.
Inspektor Państwowej Inspekcji Pracy ma prawo nałożyć karę na pracodawcę, nawet gdy nie podpisze on protokołu. W przypadku małych nieprawidłowości inspektor może nakazać przedsiębiorcy usunięcie uchybień.
W takiej sytuacji należy zgłosić do PIP sposób i termin wypełnienia zawartych w nakazie wniosków. Termin takiego zgłoszenia określa inspektor w przekazywanym nakazie, nie może on jednak być dłuższy niż 30 dni.
Wśród problemów najczęściej zgłaszanych przez pracowników są kwestie związane z wynagrodzeniami, a także nadmiarowymi godzinami pracy, dlatego też te obszary należą do najczęściej sprawdzanych przez Państwową Inspekcję Pracy. Innym, ważnym aspektem, który jest starannie sprawdzany przez inspektorów, jest przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP).
Na pracodawcach spoczywa obowiązek zapewnienia swoim pracownikom odpowiednich warunków pracy. Aby uchronić się przed karami finansowymi konieczna jest bardzo dobra znajomość przepisów oraz skrupulatne prowadzenie dokumentacji w przedsiębiorstwie.

Najczęstsze naruszenia w firmach transportowych
W Polsce Państwowa Inspekcja Pracy ma pełne prawo do tego, aby wykonać kompleksową kontrolę przedsiębiorstwa, np. transportowego w zakresie analizy godzin prac kierowców oraz ewentualnej ewidencji godzinowej przewozów.
Co ciekawe, PIP może zrealizować też kontrolę urządzeń rejestrujących prędkość jazdy oraz czas postoju, co pozwala na zweryfikowanie tego, czy kierowcy przestrzegają aktualnych przepisów transportowych.
W ostatnich latach liczba kontroli znacznie wzrosła, a poza podstawową analizą zapisów z tachografów, każdy inspektor może także przejrzeć wysokość wypłacanych wynagrodzeń na rzecz kierowców w formie diet.
Wiele firm popełnia liczne błędy, które niosą ze sobą poważne skutki, np. kary finansowe. Jednymi z najczęściej powtarzających się błędów było m.in.:
- ponad 10 godzin pracy kierowcy w trybie nocnym,
- brak przerwy po 4,5 godzinach jazdy,
- przekroczenie dziennego czasu prowadzenia pojazdu.
Na tę chwilę przedsiębiorstwa transportowe oraz kierowcy popełniają szereg błędów, które są uznawane przez inspektorów za wykroczenia. Często wynika to także z nieznajomości zmieniających się przepisów, choć to nie jest żadnym usprawiedliwieniem. Równie często pojawiającymi się naruszeniami są:
- brak zgodności na etapie wypłaty wynagrodzeń (ewentualne dodatki za dyżury, naliczanie nadgodzin, dodatki za pracę nocną oraz zbyt niskie kwoty naliczane od ryczałtu w stosunku do przepracowanych godzin),
- brak szkoleń BHP,
- brak ocen ryzyka na stanowiskach pracy,
- brak badań lekarskich,
- brak ewidencji wydanej odzieży roboczej,
- wydawanie świadectw pracy z opóźnieniem,
- nieterminowe wpłacanie składek na Fundusz Pracy,
- brak dokumentów (np. informacje o dodatkowych warunkach zatrudnienia, obwieszczenia).
Uniknięcie problemów i ewentualnych kar finansowych nakładanych przez PIP jest dość proste. Wystarczy analizować pracę na kartach kierowców oraz tachografów, a także dbać o to, aby cały sprzęt był regularnie serwisowany, a pracownicy dokładnie przeszkoleni z poprawnego zakresu obsługi kart kierowców oraz tachografów.
Warto też zlecić wyeliminowanie nieprawidłowości w dokumentacji firmy, zatrudniając biuro rachunkowe – to szczególnie dobre rozwiązanie dla niewielkich firm bez własnego działu księgowo-rachunkowego. Efektem jest brak prawidłowego nadzoru oraz niewłaściwe rozliczanie świadczeń pieniężnych dla kierowców.
Jakie są kary nakładane PIP?
Wysokość mandatów karnych zależy od wielu czynników. Inspektor ustala kary indywidualnie, zależnie od tego, jak mocno zróżnicowane są nieprawidłowości, których dopuściła się konkretna firma przewozowa. Pracownik PIP nakłada jedną karę za wszystkie błędy w funkcjonowaniu firmy, jakie zostaną wykryte.
Oczywiście są pewne wyjątki, czyli sytuacje, które są związane z obowiązkami różnych osób, upoważnionych przez pracodawcę. Wtedy za błędy odpowiada tylko poszczególna osoba, która może finalnie otrzymać mandat.
Inspektor może nałożyć grzywnę w wysokości od 1000 do 5000 złotych. Osoby, które dopuszczą się wykroczenia i odmówią przyjęcia mandatu, są zagrożone tym, iż sprawa trafi do sądu. Dotyczy to także sytuacji, kiedy kara za nieprawidłowości byłaby wyższa, aniżeli jej standardowa wysokość. Sąd może orzec karę grzywny nawet do 30 000 złotych.

Jak uniknąć kar finansowych nakładanych przez PIP?
Aby skutecznie uniknąć kar finansowych i późniejszych problemów, warto współpracować z inspektorem PIP i brać czynny udział w kontroli. To niezwykle ważne, szczególnie w odniesieniu do ograniczenia ewentualnych negatywnych skutków kontroli.
Przedsiębiorca nie powinien utrudniać czynności kontrolnych. Ma jednak prawo do przedstawienia swoich argumentów, aby wyjaśnić sporne kwestie zanim inspektor rozpocznie sporządzać protokół.
Po zakończeniu kontroli inspektor sporządza protokół, z którym każdy przedsiębiorca powinien dokładnie się zapoznać. Ustalenia zawarte w protokole stanowią bowiem podstawę do sporządzenia decyzji o nałożeniu kary pieniężnej.
Każda firma transportowa lub jakakolwiek inna może odwołać się od decyzji inspektora Państwowej Inspekcji Pracy, który nałoży karę pieniężną. Bardzo ważne jest przygotowanie odpowiednich argumentów. Kiedy złożenie odwołania nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, można także zaskarżyć tę decyzję do okręgowego inspektora pracy do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.
Wszystkie wyżej wymienione działania pracodawcy zmierzające do ograniczenia nałożonych przez inspektora kar mogą okazać się nieskuteczne. W takim wypadku należy wykonać wszystkie obowiązki nałożone na pracodawcę w decyzjach inspektora PIP.
Wykonanie obowiązków zostanie odebrane przez inspektora jako tzw. dobry znak, który świadczy o tym, że pracodawca pragnie jak najszybciej wyeliminować nieprawidłowości, a to może skutkować przyjaźniejszą kontrolą w późniejszym czasie.
Jak przygotować się do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami inspektorzy mogą przeprowadzać kontrolę bez wcześniejszego uprzedzenia przedsiębiorstwa o każdej porze dnia i nocy, jednak w praktyce zazwyczaj powiadamiają o tym fakcie.
Niemniej jednak firmy podczas kontroli PIP powinny przygotować wszystkie dokumenty związane z prowadzoną działalnością, rozliczeniami oraz ewidencją czasu pracy pracowników.
Inspektorzy w trakcie analizy sprawdzają dokumentację pracowniczą, która dotyczy:
- wynagrodzeń,
- ewidencji godzin pracy,
- dokumentów kadrowych,
- tachografów,
- wypłaty diet i ryczałtów,
- badań lekarskich,
- świadectw pracy.
Warto też dodać, że inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania kontroli dokumentów odnoszących się do bezpieczeństwa pracy, np. procedury i instrukcje, ocena ryzyka zawodowego oraz protokoły, które określają ewentualne okoliczności wypadków. Istotna jest też dokumentacja dot. pracy w warunkach niebezpiecznych oraz dokumentacja maszyn wykorzystywanych przez pracowników.
Warto też pamiętać, aby zaznajomić się z aktualnymi przepisami, których przestrzeganie jest analizowane przez inspektora PIP. Tuż przed kontrolą warto też zawsze uzupełnić akta wszystkich pracowników. W taki sposób możemy uniknąć kar finansowych nakładanych w czasie niezapowiedzianej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
