Spis treści
W dzisiejszych czasach wiele firm powinno przygotować się do ewentualnej kontroli ze strony instytucji, jaką jest Państwowa Inspekcja Pracy. W razie ewentualnej wizyty urzędników, konieczne będzie przygotowanie szeregu niezbędnych dokumentów, które będą potwierdzeniem spełnienia wszelkich norm i obowiązujących przepisów przez przedsiębiorstwo.
Jeśli podczas kontroli dojdzie do wykrycia nieprawidłowości, przedsiębiorca zostanie narażony na karę w wysokości do 30 tys. złotych. A więc jak uniknąć kar finansowych oraz przygotować firmę do kontroli ze strony PIP w 2024? Poniżej można znaleźć kilka niezbędnych informacji.
Najczęstsze naruszenia w firmach transportowych
W Polsce Państwowa Inspekcja Pracy ma pełne prawo do tego, aby wykonać kompleksową kontrolę przedsiębiorstwa, np. transportowego w zakresie analizy godzin prac kierowców oraz ewentualnej ewidencji godzinowej przewozów.
Co ciekawe, PIP może zrealizować też kontrolę urządzeń rejestrujących prędkość jazdy oraz czas postoju, co pozwala na zweryfikowanie tego, czy kierowcy przestrzegają aktualnych przepisów transportowych. W ostatnich latach liczba kontroli znacznie wzrosła, a poza podstawową analizą zapisów z tachografów, każdy inspektor może także przejrzeć wysokość wypłacanych wynagrodzeń na rzecz kierowców w formie diet.
Wiele firm popełnia liczne błędy, które niosą ze sobą poważne skutki, np. kary finansowe. Jednymi z najczęściej powtarzających się błędów było m.in.:
- ponad 10 godzin pracy kierowcy w trybie nocnym,
- brak przerwy po 4,5 godzinach jazdy,
- przekroczenie dziennego czasu prowadzenia pojazdu.
Na tę chwilę przedsiębiorstwa transportowe oraz kierowcy popełniają szereg błędów, które są uznawane przez inspektorów za wykroczenia. Często wynika to także z nieznajomości zmieniających się przepisów, choć to nie jest żadnym usprawiedliwieniem. Równie często pojawiającymi się naruszeniami są:
- brak zgodności na etapie wypłaty wynagrodzeń (ewentualne dodatki za dyżury, naliczanie nadgodzin, dodatki za pracę nocną oraz zbyt niskie kwoty naliczane od ryczałtu w stosunku do przepracowanych godzin),
- brak szkoleń BHP,
- brak ocen ryzyka na stanowiskach pracy,
- brak badań lekarskich,
- brak ewidencji wydanej odzieży roboczej,
- wydawanie świadectw pracy z opóźnieniem,
- nieterminowe wpłacanie składek na Fundusz Pracy,
- brak dokumentów (np. informacje o dodatkowych warunkach zatrudnienia, obwieszczenia).
Uniknięcie problemów i ewentualnych kar finansowych nakładanych przez PIP jest dość proste. Wystarczy analizować pracę na kartach kierowców oraz tachografów, a także dbać o to, aby cały sprzęt był regularnie serwisowany, a pracownicy dokładnie przeszkoleni z poprawnego zakresu obsługi kart kierowców oraz tachografów.
Warto też zlecić wyeliminowanie nieprawidłowości w dokumentacji firmy, zatrudniając biuro rachunkowe – to szczególnie dobre rozwiązanie dla niewielkich firm bez własnego działu księgowo-rachunkowego. Efektem jest brak prawidłowego nadzoru oraz niewłaściwe rozliczanie świadczeń pieniężnych dla kierowców.
Kary nakładane przez PIP
Wysokość mandatów karnych zależy od wielu czynników. Inspektor PIP ustala kary indywidualnie, zależnie od tego, jak mocno zróżnicowane są nieprawidłowości, których dopuściła się konkretna firma przewozowa. Pracownik PIP nakłada jedną karę za wszystkie błędy w funkcjonowaniu firmy, jakie zostaną wykryte.
Oczywiście są pewne wyjątki, czyli sytuacje, które są związane z obowiązkami różnych osób, upoważnionych przez pracodawcę. Wtedy za błędy odpowiada tylko poszczególna osoba, która może finalnie otrzymać mandat.
Inspektor może nałożyć grzywnę w wysokości od 1000 do 5000 złotych. Osoby, które dopuszczą się wykroczenia i odmówią przyjęcia mandatu, są zagrożone tym, iż sprawa trafi do sądu. Dotyczy to także sytuacji, kiedy kara za nieprawidłowości byłaby wyższa, aniżeli jej standardowa wysokość. Sąd może orzec karę grzywny nawet do 30 000 złotych.
Co ciekawe, od decyzji Państwowej Inspekcji Pracy można złożyć stosowne odwołanie. Istotne jest jednak to, że PIP ściga wyłącznie przedsiębiorców, którzy narazili się na popełnienie wykroczeń związanych z naruszeniem prac pracownika, wykonującego pracę zarobkową. Dlatego ważne jest, aby prowadzić firmę zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy.
Jak uniknąć kar finansowych nakładanych przez PIP w 2024?
Aby skutecznie uniknąć kar finansowych i późniejszych problemów, warto współpracować z inspektorem PIP i brać czynny udział w kontroli. To niezwykle ważne, szczególnie w odniesieniu do ograniczenia ewentualnych negatywnych skutków kontroli.
Przedsiębiorca nie powinien utrudniać czynności kontrolnych. Ma jednak prawo do przedstawienia swoich argumentów, aby wyjaśnić sporne kwestie zanim inspektor rozpocznie sporządzać protokół.
Po zakończeniu kontroli inspektor sporządza protokół. Każdy przedsiębiorca powinien dokładnie się z nim zapoznać. Ustalenia zawarte w protokole stanowią bowiem podstawę do sporządzenia decyzji o nałożeniu kary pieniężnej.
Jeżeli pracodawca będzie miał odmienne zdanie względem zapisów zawartych w protokole, ma prawo w terminie siedmiu dni od dnia przedstawienia dokumentu na wniesienie pisemnych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w jego treści. Należy pamiętać, że ustalenia te powinny być właściwie umotywowane.
Każda firma transportowa lub jakakolwiek inna może odwołać się od decyzji inspektora Państwowej Inspekcji Pracy, który nałoży karę pieniężną. Bardzo ważne jest przygotowanie odpowiednich argumentów. Kiedy złożenie odwołania nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, można także zaskarżyć tę decyzję do okręgowego inspektora pracy do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.
Wszystkie wyżej wymienione działania pracodawcy zmierzające do ograniczenia nałożonych przez inspektora kar mogą okazać się nieskuteczne. W takim wypadku należy wykonać wszystkie obowiązki nałożone na pracodawcę w decyzjach inspektora PIP.
Wykonanie obowiązków zostanie odebrane przez inspektora jako tzw. dobry znak, który świadczy o tym, że pracodawca pragnie jak najszybciej wyeliminować nieprawidłowości, a to może skutkować przyjaźniejszą kontrolą w późniejszym czasie.
Jak przygotować się do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy w 2024?
Firmy podczas kontroli PIP powinny przygotować wszystkie dokumenty związane z prowadzoną działalnością, rozliczeniami oraz ewidencją czasu pracy pracowników. Co ciekawe, przedsiębiorca jest zobowiązany też do tego, aby okazać na życzenie inspektora wszystkie miejsca pracy, celem zrealizowania kontroli.
Inspektorzy w trakcie analizy sprawdzają dokumentację pracowniczą, która dotyczy:
- wynagrodzeń,
- ewidencji godzin pracy,
- dokumentów kadrowych,
- tachografów,
- wypłaty diet i ryczałtów,
- badań lekarskich,
- świadectw pracy.
Warto też dodać, że inspektorzy przeprowadzają kontrolę dokumentów odnoszących się do bezpieczeństwa pracy, np. procedury i instrukcje, ocena ryzyka zawodowego oraz protokoły, które określają ewentualne okoliczności wypadków. Istotna jest też dokumentacja dot. pracy w warunkach niebezpiecznych oraz dokumentacja maszyn wykorzystywanych przez pracowników.
Warto też pamiętać, aby zaznajomić się z aktualnymi przepisami, których przestrzeganie jest analizowane przez inspektora PIP. Tuż przed kontrolą warto też zawsze uzupełnić akta wszystkich pracowników. W taki sposób możemy uniknąć kar finansowych nakładanych w czasie niezapowiedzianej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy w 2024.