Kontrola ITD 2025. Jak przebiega taka inspekcja?

Jak wygląda wszczęcie kontroli ITD, jej przebieg oraz jakie sankcje mogą zostać nałożone?

Inspekcja Transportu Drogowego jest uprawniona do przeprowadzania kontroli zarówno na drodze jak i w siedzibie przedsiębiorstwa. W przypadku kontroli w miejscu pracy przedsiębiorca jest zobowiązany przedłożyć wszelkie wymagane dokumenty pod groźbą kar finansowych za ich nieokazanie.

Wszczęcie kontroli – zawiadomienie o zamiarze kontroli

W ustawie o transporcie drogowym brak jest szczegółowych informacji na temat zawiadomień o wszczęciu kontroli, z tego powodu stosuje się przepisy z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Zgodnie z tą ustawą:

• o planowanej kontroli Inspekcja musi poinformować minimalnie siedem dni przed jej rozpoczęciem,
• kontrolę wszczyna się nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia,
• na zawiadomieniu o kontroli ITD musi zostać wskazany okres, jaki zostanie objęty kontrolą,
• każde zawiadomienie powinno zawierać szczegółowy wykaz dokumentów, które będą sprawdzane podczas kontroli.

W jakiej formie otrzymuje się zawiadomienie?

Zawiadomienie o przyszłej kontroli ITD w firmie może przybrać dwie formy:

• pisemna – zawiadomienie może przyjść pocztą, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru,
• osobista wizyta inspektora – w przypadku osobistej wizyty inspektor nie może od razu rozpocząć kontroli, dlatego też przedsiębiorca nie jest zobowiązany do okazywania żadnych dokumentów.

Wyznaczanie terminu, w którym odbędzie się kontrola

Rozpoczęcie kontroli nie może zacząć się wcześniej niż 7 dni od daty doręczenia zawiadomienia, a maksymalnie 30 dni od daty zawartej w zawiadomieniu.

W uzasadnionych przypadkach przedsiębiorca ma możliwość ustalenia innego terminu kontroli. Aby przesunąć termin kontroli na inny dzień, należy skontaktować się z inspektorem telefonicznie. Proponowany termin nie może przekraczać 30 dni od daty odebrania zawiadomienia.

Okres objęty kontrolą ITD

Zgodnie z obowiązującymi przepisami kontrola głównego inspektoratu transportu drogowego może obejmować ostatnie 12 miesięcy. Zawiadomienie zawiera dokładną liczbę miesięcy, które będą podlegać kontroli. Jeśli firma została zamknięta lub dokonała zawieszenia działalności, przedsiębiorca transportowy ma obowiązek przechowywać dokumenty i inne nośniki informacji i udostępniać je osobom uprawnionym do kontroli jeszcze przez rok od zamknięcia lub zawieszenia.

Zakres kontroli ITD

Na zawiadomieniu o kontroli ITD określony jest pełny zakres przyszłej kontroli, inspektor podczas jej przeprowadzania nie może wykraczać poza obszary wskazane w upoważnieniu.

Jeśli zakres kontroli obejmuje dokumentację, w ramach usprawnienia procesu, na pisemny wniosek przedsiębiorcy, kontrolę można przeprowadzić w miejscu przechowywania dokumentacji, innym niż biuro firmy lub miejsce wykonywania działalności gospodarczej albo w siedzibie organu kontrolującego.

Dokumenty objęte kontrolą ITD

Rodzaj i ilość dokumentów, wymaganych na potrzeby przeprowadzanej kontroli jest zależny od rodzaju wykonywanego transportu. Wszystkie dokumenty wskazane przez Inspekcję należy przygotować i dostarczyć w dniu kontroli.

Przykładowe dokumenty sprawdzane przez Inspekcję:

• kopia zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika lub licencji uprawniająca do podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego,
• oświadczenie o spełnianiu przez przedsiębiorcę wymogów dobrej reputacji,
• kopia certyfikatu potwierdzającego kompetencje zawodowe zarządzającego transportem,
• wykresówki i dane cyfrowe z tachografów i kart kierowców oraz wydruki kart kierowców,
• kopia dokumentacji potwierdzającej prawidłową organizację i dyscyplinę pracy,
• ewidencja czasu pracy kierowców i ich nieobecności,
• akta pracownicze z opisem stanowisk i datami zatrudnienia,
• wykaz pracowników na umowie o pracę, kopie umowy o zatrudnieniu,
• wykaz pracowników wykonujących przewozy na podstawie innych umów,
• wykaz niezatrudnionych osób wykonujących przewozy na rzecz kontrolowanego,
• kopie prawa jazdy,
• dokumenty potwierdzające przebyte badania lekarskie kierowców oraz orzeczenia psychologiczne,
• zaświadczenia o niekaralności,
• zaświadczenia o ukończeniu kursów wymaganych dla danego rodzaju przewozu przez zatrudnionych kierowców,
• oświadczenie kierowców o niepozostawaniu w relacji zatrudnienia u innych przewoźników,
• wykaz wszystkich pojazdów będących w dyspozycji kontrolowanego wykorzystywanych do wykonywania przewozów drogowych rzeczy lub osób,
• kopie dokumentów użyczania pojazdów przez przedsiębiorcę,
• dokumentację techniczną pojazdów, ubezpieczenia pojazdów, dowody rejestracyjne,
• harmonogramy przewozu osób i inne dokumenty związane z wykonywaniem przewozów drogowych,
• kopia zgłoszenia przez przedsiębiorcę realizowania przewozów drogowych jako działalności dodatkowej w stosunku do jego podstawowej działalności gospodarczej,
• kopie dokumentów kar pieniężnych nałożonych przez inne organy,
• wykaz baz transportowych i miejsc stałego garażowania/postoju pojazdów,
• dokumenty potwierdzające prawo do dysponowania bazą eksploatacyjną,
• książka kontroli,
• oryginały dokumentów kopiowanych do wglądu.

Jakie są przyczyny kontroli ITD w przedsiębiorstwie?

Kontrole rutynowe

Tego typu kontrole mają miejsce, gdy dane przedsiębiorstwo zostanie wybrane z bazy firm transportowych do podjęcia standardowych czynności sprawdzających, przez Inspekcję Transportu Drogowego. Najczęściej ma to związek z wytypowaniem przez system oceny ryzyka podmiotów wykonujących przewóz drogowy, w zakresie występowania naruszeń.

Kontrole po zatrzymaniu na drodze

Rozpoczęcie czynności sprawdzających w przedsiębiorstwie może być wypadkową stwierdzenia naruszeń w trakcie kontroli drogowej.

Zapowiedzenie Inspekcji ITD w siedzibie firmy jest szczególnie prawdopodobne w przypadku ujawnienia podczas kontroli na drodze poważnych naruszeń takich jak:

• nierejestrowanie aktywności kierowców w trasie,
• manipulowanie zapisami w tachografie,
• naruszanie przepisów dotyczących czasu jazdy i odpoczynków,
• nieposiadanie przez kierowcę wymaganych dokumentów i uprawnień.

Zgłoszenie przez inny organ

Kontrole w przedsiębiorstwie mogą być przeprowadzane na wniosek innego organu (kontrole krzyżowe). Jeśli podczas sprawdzania danej firmy inna instytucja stwierdzi, że znalezione uchybienia powinny być przedmiotem kontroli ITD, to może skierować wniosek o przeprowadzenie takiej kontroli. Takiego zgłoszenia najczęściej dokonuje Urząd Skarbowy, Państwowa Inspekcja Pracy, a także Prokuratura.

Donos

Powodem przeprowadzenia kontroli może być również:

• skarga złożona przez niezadowolonego klienta lub pasażera,
• donos ze strony konkurującego przewoźnika,
• zawiadomienie byłego lub obecnego pracownika firmy np. o naruszeniach czasu pracy albo naciskach pracodawcy, aby naruszać normy i przepisy.

Jak przebiega kontrola ITD?

Czas trwania kontroli

W zależności od wielkości przedsiębiorstwa kontrola jednego organu kontrolnego, w ciągu roku kalendarzowego może trwać maksymalnie:

• 12 dni – mikro przedsiębiorcy,
• 18 dni – mali przedsiębiorcy,
• 24 dni – średni przedsiębiorcy,
• 48 dni – duże przedsiębiorstwa.

Jeśli kontrola wykazała rażące naruszenia przepisów, ITD może przeprowadzić powtórną kontrolę trwającą nie dłużej niż 7 dni, której czas nie wlicza się do puli ustawowego czasu trwania kontroli.

Przedłużenie czasu trwania kontroli wymaga dostarczenia do przedsiębiorcy stosownego upoważnienia na piśmie i jest możliwe tylko w wyjątkowych przypadkach.

Kto może przeprowadzić kontrole w firmie?

Uprawnieni Inspektorzy Transportu Drogowego mogą podjąć się czynności kontrolnych, dopiero po okazaniu przedsiębiorcy lub osobie przez niego upełnomocnionej, legitymacji służbowej oraz doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

W dokumencie upoważnienia powinny się znajdować:

• imię i nazwisko inspektora przeprowadzającego kontrolę,
• numer legitymacji służbowej kontrolującego,
• nazwa organu przeprowadzającego kontrolę,
• wskazanie podstawy prawnej,
• nazwa kontrolowanej firmy,
• pouczenie o przysługujących prawach i obowiązkach kontrolowanego,
• zakres oraz termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli,
• data, miejsce wystawienia i podpisy osoby udzielającej upoważnienia.

Rozpoczęcie czynności kontrolnych, w wyjątkowych przypadkach (przestępstwa, zabezpieczanie dowodów, zagrożenie życia, zdrowia i środowiska) może odbyć się po okazaniu jedynie legitymacji służbowej. W przypadku czynności kontrolnych wykonywanych w przedsiębiorstwie, inaczej niż na drodze, inspektor może wykonywać obowiązki bez specjalnego umundurowania.

Obowiązkiem inspektora przed rozpoczęciem czynności jest zapoznanie kontrolowanego lub jego pełnomocnika z prawami i obowiązkami wynikającymi z ustawy dotyczącej kontroli.

Jakie prawa podczas kontroli ma organ kontrolujący?

Inspektor w związku z kontrolą jest uprawniony do:

• wejścia na teren podmiotu wykonującego przewóz drogowy, jego siedziby oraz wstępu do wszystkich pomieszczeń, w których prowadzi działalność lub przechowuje dokumenty i inne nośniki informacji, w dniach i godzinach, w których jest lub powinna być wykonywana działalność,
• legitymowania pracowników, ustalania tożsamości, sprawdzania i zatrzymania dokumentów, w tym karty kierowcy i przedsiębiorstwa,
• badania, kopiowania, fotografowania, filmowania dokumentów i innych nośników informacji uwzględnionych w zakresie kontroli,
• przesłuchiwania podmiotu wykonującego przewóz drogowy i jego pracowników w charakterze strony,
• zażądania okazania innych dokumentów, danych i nośników informacji jeżeli z powodu braku lub niewystarczającej liczby dowodów fakty istotne dla ustaleń kontroli pozostały niewyjaśnione,
• zabezpieczania materiałów dowodowych, dokonywania oględzin i zasięgania opinii biegłych.

Jaka jest kara za uniemożliwienie przeprowadzenia kontroli ITD w całości bądź części?

W przypadku nieusprawiedliwionego niestawienia się kontrolowanego w dniu kontroli albo uniemożliwienia przeprowadzenia czynności kontrolnych w części lub całości przedsiębiorca ryzykuje karę w wysokości 10 tysięcy złotych.

Za niewskazanie osoby upoważnionej do reprezentowania nieobecnego przedsiębiorcy podczas kontroli może zostać nałożona grzywna minimum 1000 złotych.

500 złotych kary grozi za nieokazanie podczas kontroli w przedsiębiorstwie wykresówek, danych z karty kierowcy lub tachografu cyfrowego albo dokumentu potwierdzającego fakt nieprowadzenia pojazdu. Takie nieprzekazanie wymaganych dokumentów może być potraktowane jak utrudnianie kontroli.

Protokół kontroli ITD

Za datę zakończenia kontroli uznaje się moment sporządzenia przez Inspekcję protokołu kontroli z przeprowadzonych czynności. Przedsiębiorca ma prawo składać wyjaśnienia do protokołu oraz wnosić zastrzeżenia co do jego treści. Podpisanie protokołu kontroli jest równoznaczne z akceptacją jego zapisów.

Jakie sankcje karne grożą w przypadku wystąpienia naruszeń lub uchybień?

Zgodnie z przepisami ustawy o transporcie drogowym, inspektorzy Inspekcji Transportu Drogowego mają prawo do nakładania i ściągania kar pieniężnych oraz grzywien, a także skontrolowania czy firma spełnia kryteria wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady WE nr 1071/2009.

Szczegółowy wykaz naruszeń oraz wysokość kar za poszczególne uchybienia znajdują się w załącznikach do ustawy o transporcie drogowym. Sankcje karne mogą zostać nałożone na przewoźnika, kierowców oraz osobę zarządzającą transportem.

Za każde naruszenie grozi kara od 50 złotych do 12 000 złotych, a suma nałożonych kar nie może być większa niż:

• 15 000 złotych – dla firmy zatrudniającej do 10 kierowców,
• 20 000 złotych – dla firmy zatrudniającej od 11 do 50 kierowców,
• 25 000 złotych – dla firmy zatrudniającej od 51 do 250 kierowców,
• 30 000 złotych – dla firmy zatrudniającej powyżej 250 kierowców,
• 40 000 złotych – dla firmy wykonującej inne czynności związane z przewozem drogowym.

Oprócz kary administracyjnej za ujawnione naruszenia, organ może wykorzystać wyniki kontroli do wszczęcia postępowań:

• o cofnięcie uprawnień,
• karnych lub karno-skarbowych,
• w sprawach o wykroczenia,
• o cofnięcie licencji wspólnotowej,
• w sprawie zgłoszenia do Państwowej Inspekcji Pracy.

Jak przebiega uiszczenie kary nałożonej przez ITD?

Jeżeli w toku kontroli ITD zdecyduje o nałożeniu kar na przedsiębiorcę, kierowców lub zarządzającego transportem, a ukarany stwierdzi zaistnienie jakichkolwiek nieścisłości lub uchybień podczas przeprowadzania kontroli, to od kary przysługuje odwołanie.

Wniosek o odwołanie należy złożyć do organu odwoławczego, w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu kar. Jednocześnie należy złożyć wniosek o wstrzymanie rygoru natychmiastowej wykonalności zaskarżonej decyzji, aby nie płacić kary do czasu rozstrzygnięcia odwołania.

W przypadku gdy ukarany nie kwestionuje zasadności nałożonej kary, ale nie jest w stanie jej zapłacić, ze względu na trudną sytuację finansową, powinien złożyć wniosek o udzielenie ulg w spłacie należności.

ITD może na wniosek strony, udzielić ulg w wykonaniu administracyjnej kary pieniężnej, czyli:

• odroczyć termin wykonania administracyjnej kary pieniężnej lub umożliwić opłacenie jej w ratach,
• odroczyć termin wykonania zaległej administracyjnej kary pieniężnej lub umożliwić opłacenie jej w ratach,
• umorzyć administracyjną karę pieniężną w całości lub części,
• umorzyć odsetki naliczone za zwłokę w całości lub części.

W celu podjęcia przez ITD decyzji o przyznaniu ulgi lub zwolnienia z kary pieniężnej do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające okoliczność znajdowania się w trudnej sytuacji finansowej:

• zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o wysokości uzyskiwanych dochodów,
• podsumowanie zapisów księgi przychodów i rozchodów z minionych 3 miesięcy, zyski i straty,
• deklaracja o niskim dochodzie, wysokości poniesionej straty w poprzednim roku podatkowym,
• wypełnione oświadczenia o pomocy de minimis,
• oświadczenie o całości majątku, dochodach i źródłach utrzymania,
• dokumentację pokazującą jak epidemia koronawirusa wpłynęła na pogorszenie sytuacji finansowej w prowadzonej działalności gospodarczej,
• ewentualnie inną dokumentację ilustrującą aktualną sytuację materialną wnioskodawcy.