Spis treści
Kim jest Inspektor Ochrony Danych (IOD)?
Inspektor Ochrony Danych (IOD) to osoba wyznaczona przez administratora danych lub firmę przetwarzającą dane osobowe. Jego zadaniem jest wspieranie organizacji w przestrzeganiu przepisów z zakresu ochrony danych osobowych RODO oraz udzielanie niezależnych porad w tym zakresie.
IOD działa jako łącznik między osobami, których dane są przetwarzane, organizacją przetwarzającą dane, a Urzędem Ochrony Danych Osobowych.
Do zadań inspektora ochrony danych należy pomoc w ocenie ryzyka oraz skutków ochrony danych osobowych, co pozwala na przestrzeganie zasady rozliczalności. Warto zaznaczyć, że Inspektor Ochrony Danych nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne uchybienia w przestrzeganiu przepisów.

Kto może pełnić funkcję Inspektora Ochrony Danych Osobowych?
Jeśli chodzi o wymogi formalno-prawne Inspektorem Ochrony Danych może zostać osoba fizyczna, mająca pełną zdolność do czynności prawnych oraz posiadająca należytą wiedzę z zakresu prawa i ustawy o RODO.
Przepisy nie precyzują szczegółowo wymagań związanych z pełnieniem funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD), ogólne zasady przyjmowania na to stanowisko zostały określone w RODO.
Z tego powodu administrator powinien samodzielnie ocenić, czy kandydat na IOD ma odpowiednie kwalifikacje i wiedzę adekwatną do charakteru organizacji oraz rodzaju i celu przetwarzania danych (np. większej wiedzy będzie wymagała praca w firmie przetwarzającej dane wrażliwe).
W interesie administratora jest to, aby kandydat był już wcześniej zapoznany ze wszystkimi zadaniami, które będą stanowiły jego obowiązek na stanowisku IOD oraz miał wcześniejsze doświadczenie praktyczne z zakresu ochrony danych i pokrewnych gałęzi prawa.
Inspektor Ochrony Danych powinien być na bieżąco ze wszystkimi nowinkami technicznymi, a także zmianami w dziedzinach prawa i biznesu. Dlatego niezwykle istotna jest chęć kandydata do podnoszenia swoich kwalifikacji, uzupełniania wiedzy i dalszego kształcenia się w istotnych dla pełnienia funkcji dziedzinach.
Praktykiem w dziedzinie ochrony danych może być zarówno pracownik podmiotu będącego administratorem danych, jak i zewnętrzny usługodawca, który wykonuje swoją rolę na podstawie podpisanej umowy.
Najistotniejszą kwestią jest zapewnienie, że powołana na to stanowisko osoba będzie miała możliwość pełnić swoją funkcję w sposób niezależny i bez ryzyka wystąpienia konfliktu interesów.
W chwili mianowania osoby na stanowisko Inspektora Ochrony Danych Osobowych przestaje ona odpowiadać za swoją pracę przed administratorem danych i innymi pracownikami, a zaczyna podlegać jedynie organom kontrolującym.

Kiedy należy wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych Osobowych?
Wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych Osobowych następuje gdy:
- głównym profilem działalności firmy jest administracja danymi osobowymi,
- działalność wiąże się z analizowaniem i przetwarzaniem danych lub danych osobowych wrażliwych, a skala przetwarzania tych danych jest duża,
- organizacja regularnie i systematycznie gromadzi lub przetwarza duże ilości danych osobowych np. danych osobowych wrażliwych, danych klientów lub pracowników.
Ustawa o ochronie danych osobowych nie definiuje jednak w sposób precyzyjny, czym jest przetwarzanie danych na dużą skalę czy regularne i systematyczne przetwarzanie, jednak terminy te dotyczą najczęściej:
- przetwarzania danych osób korzystających z różnego rodzaju usług, w tym usług publicznych np. komunikacji miejskiej,
- profilowanie dla celów oceny ryzyka kredytowego, ustanawiania składek ubezpieczeniowych, zapobiegania oszustwom lub wykrywania oszustw finansowych,
- przetwarzanie danych w celu dostosowania reklamy do klienta np. targetowanie behawioralne,
- działalności marketingowej opartej na danych np. email marketing, newslettery,
- sklepów stacjonarnych i internetowych,
- ubezpieczycieli,
- banków,
- agencji pracy i innych podmiotów zajmujących się pośrednictwem zatrudnienia,
- sporych serwisów internetowych,
- aplikacji mobilnych,
- firm produkcyjnych,
- firm z sektora finansowego,
- firm świadczących usługi telekomunikacyjnych,
- szpitali i ośrodków zdrowia,
- przychodni lekarskich,
- przedsiębiorstw transportowych,
- firm ochroniarskich i systemów monitoringu wizyjnego,
- śledzenia lokalizacji i przetwarzanie danych geolokalizacyjnych,
- telemarketingu,
- operatorów komórkowych i innych firm świadczących usługi telekomunikacyjne,
- dostawców Internetu,
- urządzeń przenośnych monitorujących dane o zdrowiu i kondycji fizycznej,
- urządzeń skomunikowanych z systemami i monitorowanych przez podmiot np. inteligentne domy, samochody, liczniki.
Jak powołać Inspektora Ochrony Danych Osobowych?
Administrator danych osobowych jest odpowiedzialny za ustanowienie stanowiska Inspektora Ochrony Danych Osobowych oraz za wskazanie konkretnej osoby, która będzie pełniła tę funkcję w organizacji.
Ma również obowiązek zgłosić powołanie inspektora do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ciągu 14 dni. Zgłoszenia dokonuje się poprzez wypełnienie formularza zawiadomienia o wyznaczeniu nowego Inspektora Ochrony Danych, który jest dostępny na stronie internetowej UODO lub w ePUAP.
Dokument ten należy podpisać przy użyciu profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Niezbędne jest podanie w formularzu wszystkich istotnych danych, czyli:
- dane osobowe, imię i nazwisko, adres inspektora,
- dane kontaktowe adres e-mail lub numer telefonu,
- miejsce wykonywania działalności inspektora,
- numer REGON (jeżeli został nadany administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu),
- pełnomocnictwo udzielone w formie elektronicznej – jeśli podmiot wyznaczył do załatwienia sprawy pełnomocnika.

Jakie są obowiązki Inspektora Ochrony Danych Osobowych?
Zadania Inspektora Ochrony Danych zostały sformułowane w sposób ogólny w ustawie o RODO, jednak bez wskazania trybu oraz terminów ich realizacji. Administrator powinien w umowie oraz w informacjach przekazywanych pracownikom, kierownikom i innym osobom w firmie, wskazać dokładny zakres obowiązków, w szczególności w kontekście przeprowadzania oceny skutków dla ochrony danych.
Obowiązkowe zadania Inspektora Ochrony Danych:
- monitorowanie statusu przestrzegania RODO, innych przepisów Unii lub państw członkowskich UE o ochronie danych,
- kontrola przestrzegania polityk ochrony danych osobowych administratora lub podmiotu przetwarzającego,
- przeprowadzanie audytów,
- fachowa pomoc i działania podnoszące świadomość np. informowanie o zakresie poufności danych i obowiązkach wynikających z przepisów lub polityk, doradztwo i rekomendowanie działań administratorowi albo podmiotowi przetwarzającemu oraz pracownikom,
- szkolenie personelu zajmującego się przetwarzaniem danych lub pomoc w organizacji szkoleń,
- zbieranie informacji w celu identyfikacji procesów przetwarzania,
- udzielanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych (na żądanie administratora),
- przeprowadzanie konsultacji we wszystkich innych sprawach związanych z ochroną danych osobowych,
- pomoc w zakresie oceny skutków dla ochrony danych i monitorowanie jej wykonania,
- pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla osób fizycznych, których dotyczą przetwarzane dane i prawa wynikające z RODO,
- pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organów ochrony danych w kwestiach związanych z przetwarzaniem oraz współpraca z organami ochrony danych,
- współpraca z organem nadzorczym oraz zwracanie się do niego w stosownych przypadkach.
Inspektor Ochrony Danych Osobowych może wykonywać również dodatkowe obowiązki, jednak nie mogą one powodować konfliktu interesów, naruszenia zasady niezależności i muszą być możliwe do realizacji w praktyce.
Opcjonalne zadania Inspektora Danych Osobowych:
- koordynacja procedur oceny skutków dla ochrony danych osobowych,
- aktualizacja dotychczasowych i projektowanie nowych polityk ochrony danych,
- przygotowanie i konsultacja treści klauzul informacyjnych oraz klauzul zgód na przetwarzanie danych,
- kontrola instytucji przetwarzających dane,
- administracja i kontrola zezwoleń na przetwarzanie danych,
- prowadzenie rejestrów zezwoleń i zawartych umów,
- prowadzenie rejestrów operacji przetwarzania przeprowadzonych przez administratora na podstawie danych otrzymanych od różnych departamentów organizacji odpowiedzialnych za przetwarzanie danych osobowych,
- przygotowanie i konsultacja treści umów dotyczących przetwarzania danych osobowych,
- aktywny udział w procesach związanych z naruszeniami ochrony danych osobowych, reagowanie na skargi oraz realizowanie praw osób, których dotyczą przetwarzane dane, w tym prowadzenie korespondencji, spotkania, doradztwo.
Ile zarabia Inspektor Ochrony Danych Osobowych?
Praca w dziedzinie ochrony danych osobowych wiąże się z dużą odpowiedzialnością, ale także z atrakcyjnymi zarobkami. Podobnie jak w innych zawodach, wynagrodzenie Inspektora Ochrony Danych Osobowych zależy od regionu, posiadanych kwalifikacji, doświadczenia, wykształcenia oraz wielkości zatrudniającej firmy.
Średnie miesięczne wynagrodzenie na tym stanowisku wynosi około 7 810 złotych brutto, podczas gdy najlepiej opłacani inspektorzy mogą zarabiać ponad 10 330 złotych brutto.