[2023] Inspektor Ochrony Danych - kim jest?

Kto to jest Inspektor Ochrony Danych Osobowych?

Inspektorem Ochrony Danych Osobowych nazywamy osobę fizyczną, która pełni funkcję doradcy i pomocnika w zakresie przestrzegania przez firmę lub organizację przepisów zawartych w rozporządzeniu o ochronie danych osobowych (RODO).

Inspektor Ochrony Danych (IOD) to osoba, która jest mianowana na stanowisko przez administratora danych lub firmę przetwarzającą dane osobowe. Rolą Inspektora Ochrony Danych Osobowych jest pomoc przy przestrzeganiu w firmie, instytucji lub organizacji przepisów o ochronie danych osobowych oraz niezależne doradztwo w zakresie ochrony danych osobowych, a w szczególności pomoc administratorom danych.

IOD pełni rolę pośrednika pomiędzy osobą, której dane są przetwarzane, instytucją przetwarzającą dane i Urzędem Ochrony Danych Osobowych. Osoba zatrudniona na stanowisko IOD asystuje przy przygotowywaniu oceny ryzyka oraz skutku ochrony danych osobowych co umożliwia spełnienie zasady rozliczalności. Inspektor nie bierze jednak odpowiedzialności za żadne uchybienia związane z nieprzestrzeganiem ustawy.

Kto może być Inspektorem Ochrony Danych Osobowych?

Jeśli chodzi o wymogi formalno-prawne Inspektorem Ochrony Danych może zostać osoba fizyczna, mająca pełną zdolność do czynności prawnych oraz posiadająca należytą wiedzę z zakresu prawa i ustawy o RODO.

Przepisy nie precyzują szczegółowo wymagań związanych z pełnieniem funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD), ogólne zasady przyjmowania na to stanowisko zostały określone w RODO.

Z tego powodu administrator danych powinien samodzielnie ocenić, czy kandydat na IOD ma odpowiednie kwalifikacje i wiedzę adekwatną do charakteru organizacji oraz rodzaju i celu przetwarzania danych (np. większej wiedzy będzie wymagała praca w firmie przetwarzającej dane osobowe wrażliwe).

W interesie administratora danych jest to, aby kandydat był już wcześniej zapoznany ze wszystkimi zadaniami, które będą stanowiły jego obowiązek na stanowisku IOD oraz miał wcześniejsze doświadczenie praktyczne z zakresu ochrony danych i pokrewnych gałęzi prawa.

Inspektor Ochrony Danych powinien być na bieżąco ze wszystkimi nowinkami technicznymi, a także zmianami w dziedzinach prawa i biznesu. Dlatego niezwykle istotna jest chęć kandydata do podnoszenia swoich kwalifikacji, uzupełniania wiedzy i dalszego kształcenia się w istotnych dla pełnienia funkcji dziedzinach.

Inspektorem Ochrony Danych Osobowych może być zarówno pracownik podmiotu będącego administratorem danych, jak i zewnętrzny usługodawca, który wykonuje swoją rolę na podstawie podpisanej umowy.

Najistotniejszą kwestią jest zapewnienie, że powołana na to stanowisko osoba będzie miała możliwość pełnić swoją funkcję w sposób niezależny i bez ryzyka wystąpienia konfliktu interesów.

W chwili mianowania osoby na stanowisko Inspektora Ochrony Danych Osobowych przestaje ona odpowiadać za swoją pracę przed administratorem danych i innymi pracownikami, a zaczyna podlegać jedynie organom kontrolującym.

Kiedy należy powołać Inspektora Ochrony Danych Osobowych?

Inspektora Ochrony Danych Osobowych powołuje się w przypadku gdy:

• głównym profilem działalności firmy jest administracja danymi osobowymi;
• działalność wiąże się z analizowaniem i przetwarzaniem danych osobowych lub danych osobowych wrażliwych, a skala przetwarzania tych danych jest duża;
• organizacja regularnie i systematycznie gromadzi lub przetwarza duże ilości danych osobowych np. danych osobowych wrażliwych, danych klientów lub pracowników.

Ustawa o ochronie danych osobowych nie definiuje jednak w sposób precyzyjny, czym jest przetwarzanie danych na dużą skalę czy regularne i systematyczne przetwarzanie, jednak terminy te dotyczą najczęściej:

• przetwarzania danych osób korzystających z różnego rodzaju usług, w tym usług publicznych np. komunikacji miejskiej;
• profilowanie dla celów oceny ryzyka kredytowego, ustanawiania składek ubezpieczeniowych, zapobiegania oszustwom lub wykrywania oszustw finansowych;
• przetwarzanie danych w celu dostosowania reklamy do klienta np. targetowanie behawioralne;
• działalności marketingowej opartej na danych np. email marketing, newslettery;
• sklepów stacjonarnych i internetowych;
• ubezpieczycieli;
• banków;
• agencji pracy i innych podmiotów zajmujących się pośrednictwem zatrudnienia;
• sporych serwisów internetowych;
• aplikacji mobilnych;
• firm produkcyjnych;
• firm z sektora finansowego;
• firm świadczących usługi telekomunikacyjnych;
• szpitali i ośrodków zdrowia;
• przychodni lekarskich;
• przedsiębiorstw transportowych;
• firm ochroniarskich i systemów monitoringu wizyjnego;
• śledzenia lokalizacji i przetwarzanie danych geolokalizacyjnych;
• telemarketingu;
• operatorów komórkowych i innych firm świadczących usługi telekomunikacyjne;
• dostawców Internetu;
• urządzeń przenośnych monitorujących dane o zdrowiu i kondycji fizycznej;
• urządzeń skomunikowanych z systemami i monitorowanych przez podmiot np. Inteligentne domy, samochody, liczniki.

Jak zgłosić Inspektora Ochrony Danych Osobowych?

Administrator danych odpowiedzialny jest za ustanowienie stanowiska Inspektora Ochrony Danych Osobowych i wskazania w umowie konkretnej osoby, która będzie pełniła tę funkcję w organizacji.

Ma również obowiązek zgłosić fakt ustanowienia inspektora do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w terminie 14 dni.

Zgłoszenia należy dokonać, wypełniając formularz zawiadomienia o wyznaczeniu nowego Inspektora Ochrony Danych. Dokument dostępny jest na stronie internetowej Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub w ePUAP. Zawiadomienie potwierdza się podpisem przez profil zaufany lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Niezbędne jest podanie w formularzu wszystkich istotnych danych, czyli:

• dane osobowe, imię i nazwisko, adres Inspektora;
• dane kontaktowe adres e-mail lub numer telefonu;
• miejsce wykonywania działalności Inspektora;
• numer REGON (jeżeli został nadany administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu);
• pełnomocnictwo udzielone w formie elektronicznej – jeśli podmiot wyznaczył do załatwienia sprawy pełnomocnika.

Jakie są obowiązki Inspektora Ochrony Danych Osobowych?

Zadania Inspektora Ochrony Danych zostały sformułowane w sposób ogólny w ustawie o RODO, jednak bez wskazania trybu oraz terminów ich realizacji. Administrator powinien w umowie oraz w informacjach przekazywanych pracownikom, kierownikom i innym osobom w firmie, wskazać dokładny zakres obowiązków, w szczególności w kontekście przeprowadzania oceny skutków dla ochrony danych.

Więcej na temat RODO dowiesz się z artykułu: https://star.edu.pl/rodo-co-to

Obowiązkowe zadania Inspektora Ochrony Danych:

• monitorowanie statusu przestrzegania RODO, innych przepisów Unii lub państw członkowskich UE o ochronie danych;
• kontrola przestrzegania polityk ochrony danych osobowych administratora lub podmiotu przetwarzającego;
• przeprowadzanie audytów;
• fachowa pomoc i działania podnoszące świadomość np. informowanie o zakresie poufności danych i obowiązkach wynikających z przepisów lub polityk, doradztwo i rekomendowanie działań administratorowi albo podmiotowi przetwarzającemu oraz pracownikom;
• szkolenie personelu zajmującego się przetwarzaniem danych lub pomoc w organizacji szkoleń;
• zbieranie informacji w celu identyfikacji procesów przetwarzania;
• udzielanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych (na żądanie administratora);
• przeprowadzanie konsultacji we wszystkich innych sprawach związanych z ochroną danych osobowych;
• pomoc w zakresie oceny skutków dla ochrony danych i monitorowanie jej wykonania;
• pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla osób fizycznych, których dotyczą przetwarzane dane i prawa zawarte w RODO;
• pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organów ochrony danych w kwestiach związanych z przetwarzaniem oraz współpraca z organami ochrony danych;
• współpraca z organem nadzorczym oraz zwracanie się do niego w stosownych przypadkach.

Inspektor Ochrony Danych Osobowych może wykonywać również dodatkowe obowiązki, jednak nie mogą one powodować konfliktu interesów, naruszenia zasady niezależności i muszą być możliwe do realizacji w praktyce.

Opcjonalne zadania Inspektora Ochrony Danych:

• koordynacja procedur oceny skutków dla ochrony danych osobowych;
• aktualizacja dotychczasowych i projektowanie nowych polityk ochrony danych;
• przygotowanie i konsultacja treści klauzul informacyjnych oraz klauzul zgód na przetwarzanie danych osobowych;
• kontrola instytucji przetwarzających dane;
• administracja i kontrola zezwoleń na przetwarzanie danych osobowych;
• prowadzenie rejestrów zezwoleń i zawartych umów;
• prowadzenie rejestrów operacji przetwarzania przeprowadzonych przez administratora na podstawie danych otrzymanych od różnych departamentów organizacji odpowiedzialnych za przetwarzanie danych osobowych;
• przygotowanie i konsultacja treści umów dotyczących przetwarzania danych osobowych;
• aktywny udział w procesach związanych z naruszeniami ochrony danych osobowych, reagowanie na skargi oraz realizowanie praw osób, których dotyczą przetwarzane dane, w tym prowadzenie korespondencji, spotkania, doradztwo.

Ile zarabia Inspektor Ochrony Danych Osobowych w 2023?

Analogicznie jak w przypadku wszystkich innych zawodów i stanowisk również zarobki Inspektora Ochrony Danych Osobowych zależne są od regionu, posiadanych kompetencji, stażu pracy, wykształcenia i wielkości firmy zatrudniającej.

Wiele źródeł branżowych podaje, że wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia na stanowisku Inspektora Ochrony Danych Osobowych w 2023 roku, to od 5 890 złotych brutto do 6 250 złotych brutto. Najlepiej zarabiający inspektorzy otrzymują pensję w kwocie ponad 8 000 złotych brutto.